Wanneer je als IT-manager een printcontract afsluit, lijkt het vaak alsof alles netjes in één pakket zit: onderhoud, toners, onderdelen. Maar in de praktijk komen er regelmatig kosten om de hoek kijken die niet direct zichtbaar zijn. Deze ‘verborgen kosten’ kunnen je budget flink beïnvloeden als je er vooraf geen rekening mee houdt. In dit artikel zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij.

Wat verstaan we onder verborgen kosten?

Verborgen kosten zijn uitgaven die niet duidelijk in het contract vermeld staan of waar je als IT-manager niet direct aan denkt bij het afsluiten. Ze ontstaan vaak door onduidelijke afspraken, uitzonderingen of gebruikssituaties die buiten de standaard vallen. Denk bijvoorbeeld aan extra kosten voor installatie, schade door verkeerd gebruik of licenties die niet voor de volledige contractduur gelden.

Het probleem is meestal niet dat deze kosten onterecht zijn, maar dat ze onvoldoende transparant worden gecommuniceerd. Daardoor kom je er vaak pas achter als de factuur al op de mat ligt.

 

Voorbeelden van verborgen kosten

We hebben de meest voorkomende kosten op een rij gezet.

1. Schade door verkeerd gebruik

Onderhoudscontracten dekken meestal defecten die ontstaan door normaal gebruik. Maar als een lade afbreekt omdat iemand er te hard aan trekt, valt dat vaak buiten de dekking. De reparatiekosten komen dan voor jouw rekening. Dit geldt ook voor andere schade door onzorgvuldig handelen. Het is belangrijk om te weten wat wel en niet onder ‘normaal gebruik’ valt.

2. Installatie en training

Veel organisaties gaan ervan uit dat installatie en training inbegrepen zijn. In werkelijkheid rekenen leveranciers hier vaak aparte kosten voor. Denk aan het plaatsen van de machines, het instellen van software en het trainen van medewerkers. Deze kosten kunnen oplopen, zeker bij meerdere locaties of complexe omgevingen.

3. Softwarelicenties

Printoplossingen werken vaak met software voor beheer, beveiliging of rapportage. Soms is de licentie maar voor een jaar inbegrepen, terwijl het contract vijf jaar loopt. Na dat eerste jaar komen er extra kosten voor verlenging. Controleer dus altijd de looptijd van licenties en of updates inbegrepen zijn.

4. Afdruklimieten

“All-in” klinkt aantrekkelijk, maar er zit bijna altijd een limiet op het aantal afdrukken per maand of jaar. Blijf je binnen die bundel? Dan betaal je eigenlijk te veel, aangezien je niets terugkrijgt. Ga je eroverheen? Dan betaal je bij. Deze meerkosten kunnen flink oplopen als je printvolume onverwacht stijgt. Vraag daarom altijd naar de tarieven voor extra afdrukken.

5. Opzegtermijn en automatische verlenging

Vergeet je op tijd op te zeggen? Dan kan het contract stilzwijgend verlengd worden, vaak voor een jaar of langer. Dit betekent dat je vastzit aan kosten die je niet had gepland. Zet een reminder voor de opzegtermijn en vraag naar de voorwaarden voor verlenging.

6. Afkoopkosten bij vroegtijdige beëindiging

Wil je het contract eerder beëindigen, bijvoorbeeld door een reorganisatie of overstap naar een andere leverancier? Dan komen er meestal afkoopkosten bij. Soms moet je ook betalen voor afdrukken die je nog niet hebt gemaakt, omdat deze al in de contractprijs waren meegenomen. Dat kan een behoorlijke financiële tegenvaller zijn. Daarnaast kunnen er extra kosten ontstaan voor administratie, het AVG‑proof wissen van data op de apparaten en de logistieke afhandeling, zoals transport- en ophaalkosten.

7. Indexeringen en prijsstijgingen

Veel contracten bevatten een jaarlijkse prijsindexering. Dat lijkt klein, maar over meerdere jaren kan het bedrag aanzienlijk stijgen. Vraag hoe de indexering wordt berekend en of er een maximumpercentage is. Zo voorkom je verrassingen in jaar drie of vier.

8. Extra verbruiksmaterialen

Papier, nietjes en stroom vallen niet onder het contract en worden dus apart in rekening gebracht. Denk aan locaties waar meerdere multifunctionals draaien, afdelingen die veel printen of situaties waarin regelmatig nietjes, perforaties of zwaarder papier nodig zijn. Ook het stroomverbruik speelt mee: printers en MFP’s gebruiken energie tijdens het opstarten, printen, scannen en in stand‑by‑modus. Bij hogere volumes of een groeiend aantal apparaten vormen deze ogenschijnlijk kleine verbruikskosten samen een structurele kostenpost die je niet moet onderschatten.

9. Scans en cloudoplossingen

Steeds meer organisaties digitaliseren documenten rechtstreeks naar cloudplatformen zoals SharePoint, OneDrive, Google Drive of specifieke workflowtools. Hoewel dit de efficiëntie verhoogt, brengen veel leveranciers hiervoor extra kosten in rekening. Denk aan tarieven per scan, licentiekosten voor de benodigde software.

Dit soort kosten worden vaak maar kort aangestipt in offertes of helemaal niet expliciet benoemd. Toch kunnen ze op termijn aanzienlijk doorwerken in je totale maandelijkse print- en scanuitgaven, zeker als je organisatie veel digitaliseert of afhankelijk is van geautomatiseerde workflows.

Hoe voorkom je verrassingen?

• • Vraag om volledige transparantie: Laat alle kostenposten expliciet opnemen in het contract.

• • Maak een checklist: Denk aan installatie, training, software, verbruiksmaterialen, opzegtermijn en indexering.

• • Bespreek scenario’s: Wat gebeurt er bij schade, extra afdrukken of vroegtijdige beëindiging?
    
    

Conclusie

Een printcontract lijkt vaak overzichtelijk, maar verborgen kosten kunnen je budget flink beïnvloeden. Door vooraf kritische vragen te stellen en afspraken helder vast te leggen, voorkom je onaangename verrassingen. Transparantie is hierbij het sleutelwoord.

Vond je dit artikel nuttig? Lees dan ook de blog: Slim printen begint met een slim printcontract: 7 aandachtspunten die jou op weg helpen

Kunnen wij je helpen met persoonlijk advies? Maak dan een afspraak