Bij het afsluiten van een printcontract komt vaak meer kijken dan je op het eerste gezicht zou denken. Voor klanten is het nog vaak onduidelijk hoe voorwaarden, looptijden en kostenstructuren zijn opgebouwd.

Transparantie, duidelijke communicatie en wederzijds vertrouwen vormen de basis van een goede samenwerking. Daarom zetten we de meest voorkomende aandachtspunten voor je op een rij. Zo kun je beter inschatten of het printcontract dat jij krijgt aangeboden bij jou past.

1. Indexering

Ook in de printmarkt wordt er gewerkt met indexering. Vaak wordt er een indexeringsclausule opgenomen die de prijs op jaarbasis verhoogt.  Dit bepaalt hoe prijzen in de loop van de tijd kunnen stijgen. Kijk je hier niet kritisch naar, dan kan het gebeuren dat je na een paar jaar toch aanzienlijk meer betaalt dan je oorspronkelijk hebt afgesproken. Soms worden zowel de lease als het onderhoudscontract in de indexering meegenomen. Of het zogenaamde all-in-contract. Hier kun je als klant duidelijke afspraken over maken met je printleverancier. Indexeren op basis van het CPI van CBS is bijvoorbeeld heel transparant.  Doe dit alléén over het onderhoudscontract en niet over lease of all-in-contract.

2. Contractverlenging. Ben jij wel geïnformeerd?

Printcontracten verlengen vaak automatisch als je zelf niet aan de bel trekt. Wees dus altijd goed geïnformeerd over de einddatum van je contract en weet wanneer je tijdig op moet zeggen

In de praktijk zien we dat de opzegtermijn behoorlijk kan variëren. Sommige leveranciers hanteren een opzegtermijn van wel 12 maanden. Ook zien we dat contracten soms automatisch worden verlengd met dezelfde looptijd als het oorspronkelijke printcontract. Dat kan betekenen dat je voor een langere periode vastzit aan verouderde apparatuur.

De afkoopsom van de verlenging kan bovendien hoog uitvallen. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Maak dus duidelijke afspraken over contractverlenging en voorkom langdurige verplichtingen.

3. Betaal jij voor wat je gebruikt? Of voor wat je hebt afgesproken?

Betaal je maandelijks een vast bedrag voor je printoplossing? Dat klinkt overzichtelijk. Let wel goed op wat er gebeurt als je meer of minder print dan afgesproken. Een maandvolume lijkt voordelig. Als jouw afdrukgedrag toch afwijkt kan het onder de streep toch duurder uitvallen dan verwacht. Zorg dus dat je weet wat de gevolgen zijn bij afwijkingen in je printvolume.

Zorg dat je weet wat de gevolgen zijn als je printvolume afwijkt. Krijg je dan geld terug, of moet je toch betalen voor het volledige maandbedrag? Als je printvolume daalt door veranderingen in je processen, zorg dan dat je daarvan kunt profiteren. Kies voor een flexibel printcontract waarbij je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk afdrukt. Zo voorkom je dat je vastzit aan verouderde afspraken en kun je eenvoudig meebewegen met het printgedrag in jouw organisatie.

4. Onverwachte kosten achteraf

Om onverwachte kosten achteraf te voorkomen is het belangrijk dat je van alle details in het contract op de hoogte bent. Denk aan onderhoud, inkt of toner, levering van materialen. Denk ook aan het betalen voor scans die gemaakt worden. Maak ook hier duidelijke afspraken over. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

5. Een doolhof van keuzes?

Het aangaan van een samenwerking kan aanvoelen als een wirwar van keuzes: printers, cartridges, onderhoudscontracten… Soms wordt het een complex verhaal, waardoor je al snel het overzicht verliest. Maar dat is helemaal niet nodig.

Met duidelijke afspraken is het juist eenvoudig:

• Je koopt of least de hardware of software
• Je sluit een onderhoudscontract af voor een klein vast bedrag per maand (vaak enkele euro’s)
• Je betaalt per afdruk, zowel voor zwart-wit als kleur.

Zo weet je precies waar je aan toe bent. Door te kiezen voor eenvoud en transparantie, voorkom je dat je vastloopt.

6. Weet wat je koop of least

Af en toe horen we dat leveranciers tweedehands apparatuur inzetten onder eigen typenummers. Daarmee zijn ze minder makkelijk te achterhalen wanneer ze op de markt gekomen zijn. De klant denkt dat ze nieuwe machines aanschaffen terwijl dat niet zo is. Het kan ook zijn dat je het niet erg vindt om tweedehands machines in te zetten en in sommige gevallen is dat ook heel goed (zoals tijdelijke huur/projecten). Zolang dit vooraf maar voor alle partijen duidelijk is.

7. Wel of geen adviesbureau inschakelen?

Wil je een adviesbureau inschakelen? Spreek dan vooraf een vast bedrag af voor hun begeleiding tijdens het offertetraject. Een vergoeding op basis van een percentage van de besparing klinkt aantrekkelijk, maar kan onder de streep toch duurder uitvallen. Hou het in eigen hand. Met de juiste stappen is het proces prima te managen.

Wil je meer weten over printcontracten die bij jou passen? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag.