Als IT- of finance manager heb je waarschijnlijk al eens te maken gehad met onderhoudscontracten voor printers of multifunctionals. Maar wat houdt zo’n contract nu precies in? Wat is standaard inbegrepen? En wat niet? In deze blog leggen we het helder en zonder vakjargon uit, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Geen verrassingen: dit is wél inbegrepen.

Een onderhoudscontract is bedoeld om je printomgeving soepel te laten draaien, zonder dat je bij elke storing of tonerlevering opnieuw moet onderhandelen. Bij Adaptable is het uitgangspunt: duidelijkheid vooraf. In principe zijn alle kosten gedekt, behalve papier, nietjes en stroom. Wat er dan wél onder valt?

1. Monteurskosten

Als er een storing is of een onderdeel vervangen moet worden, sturen we een monteur. De kosten voor zijn of haar werk zijn inbegrepen in het contract. Je betaalt dus niet apart voor het bezoek of de arbeid.

2. Verbruiksartikelen

Toners, drums en andere printmaterialen worden automatisch verstuurd op basis van het uitlezen van de tellerstanden. Je hoeft dus niet zelf bij te houden wanneer je voorraad op raakt. Deze artikelen zijn inbegrepen in het contract.

3. Onderdelen

Slijtageonderdelen of defecte componenten worden zonder extra kosten vervangen. Of het nu gaat om een rolletjes, een sensor of een developer: als het stuk is, lossen wij het op.

4. Voorrijkosten

De kosten voor het fysiek langssturen van een monteur zijn onderdeel van het contract. Geen aparte factuur achteraf voor “kilometers” of “tijd op locatie”.

5. Transportkosten voor verbruiksartikelen

Ook de verzending van toners en andere verbruiksartikelen is inbegrepen. Je hoeft dus niet te rekenen op extra verzendkosten of logistieke toeslagen.

Wat valt er buiten het contract?

Hoewel het onderhoudscontract veel dekt, zijn er een paar zaken die je als organisatie zelf regelt:

• Papier: Je kiest zelf welk papier je gebruikt en koopt dit rechtstreeks bij je eigen leverancier of bij ons.
• Nietjes: Als je multifunctionals gebruikt met een finisher, zijn nietjes voor eigen rekening.
• Stroomverbruik: De elektriciteit die de machines gebruiken valt uiteraard onder je eigen energierekening.

 

Installatie en transport: apart maar duidelijk 

Naast het reguliere onderhoud zijn er ook kosten die te maken hebben met de installatie van de machines en het transport naar de verschillende locaties. Deze vallen niet onder het standaard onderhoudscontract, maar worden wel duidelijk benoemd in de offerte. 

Meestal spreken we hiervoor een projectprijs af. Die is afhankelijk van:

• Het aantal machines.
• Het aantal locaties.
• Wat je als klant wilt dat wij doen (bijvoorbeeld: alleen afleveren, of ook aansluiten en testen).

Door dit als apart onderdeel te behandelen, blijft het onderhoudscontract overzichtelijk en transparant. Daarnaast hebben we een tarievenkaart waarop al onze tarieven vooraf gedeeld worden met klanten. 

Schade, onjuist of ondeskundig gebruik

Hoewel het onderhoudscontract veel dekt, zijn er ook situaties waarin schade of kosten niet onder de standaard afspraken vallen. Dit gaat meestal om schade die ontstaat door onzorgvuldig, onjuist of ondeskundig gebruik van de machines.

Een voorbeeld: stel dat iemand niet bij een bovenste plank kan en besluit om op een papierlade van de printer te gaan staan. De lade breekt af. In zo’n geval valt de schade niet onder het onderhoudscontract, omdat de printer niet is gebruikt zoals bedoeld. Hetzelfde geldt voor situaties waarin onderdelen beschadigd raken door externe invloeden, zoals het morsen van vloeistoffen of het gebruik van verkeerde verbruiksmaterialen.

Andere voorbeelden van schade die buiten het contract vallen:

• Fysieke schade door verkeerd gebruik (zoals het gebruiken van onderdelen als opstapje of opbergvak)
• Schade door externe factoren (bijvoorbeeld water- of brandschade).
• Gebruik van niet-gecertificeerde toners of onderdelen.
• Zelf uitgevoerde reparaties of aanpassingen die niet door een erkende monteur zijn gedaan.
• Zelf uitgevoerd transport van machines zonder overleg met ons. Indien de richtlijnen niet worden gevolgd en er dan iets gebeurt of beschadigd raakt. 

In zulke gevallen worden de kosten voor herstel apart in rekening gebracht. Dit is niet om moeilijk te doen, maar om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de apparatuur te kunnen blijven garanderen. 

Waarom is dit relevant voor IT en Finance?

Voor IT-managers betekent een goed onderhoudscontract minder zorgen over storingen, voorraadbeheer en onverwachte technische issues. Voor finance managers biedt het voorspelbare kosten en duidelijkheid over wat wel en niet gedekt is. Door expliciet te maken wat inbegrepen is, voorkom je discussies achteraf en kun je beter plannen.

 

Tot slot

Een onderhoudscontract is meer dan een serviceafspraak. Het is een manier om je printomgeving betrouwbaar en efficiënt te houden, zonder dat je voor elke handeling apart hoeft te betalen. Bij Adaptable zorgen we ervoor dat de afspraken helder zijn en afgestemd op jouw situatie.

Heb je vragen over hoe dit contract in jouw organisatie toegepast kan worden? We denken graag met je mee.