Wie als IT‑manager verantwoordelijk is voor de printomgeving, krijgt vroeg of laat te maken met indexeringen. Het hoort erbij: printers moeten worden onderhouden, onderdelen worden duurder en lonen stijgen. Maar in de praktijk lopen indexeringen in de printwereld flink uiteen. Soms zelfs zó uiteen dat het voor organisaties onnodig duur wordt. En dat is natuurlijk niet de bedoeling.

In deze blog leg ik uit hoe indexeringen werken, waar het mis kan gaan en hoe je als IT‑manager afspraken maakt die wél eerlijk, logisch en controleerbaar zijn.

 

Waarom indexeren überhaupt logisch is

Indexeren is op zichzelf heel normaal. Leveranciers hebben simpelweg te maken met stijgende grondstofkosten (bijvoorbeeld toners, chips, metalen), stijgende lonen en hogere transport- en energiekosten.

Het is dus logisch dat tarieven soms worden aangepast. Het punt is alleen: hoeveel, hoe vaak en waarover wordt geïndexeerd? Dát is waar het vaak schuurt.

 

Het echte probleem: te hoge of te frequente indexeringen

In de Nederlandse printmarkt zie je grote verschillen. Sommige printleveranciers indexeren één keer per jaar, zoals je zou verwachten. Andere indexeren meerdere keren per jaar.

Maar welk percentage hanteer je bij indexeringen? Wij horen dat er leveranciers zijn die percentages tot wel 15% hanteren.  Zo’n stijging kan een flinke impact hebben op het IT‑budget, zeker als het over een heel printpark gaat.

Dit betekent overigens niet dat er sprake is van ‘foute leveranciers’, maar van contractvoorwaarden die vaak te onduidelijk zijn of nooit goed zijn afgestemd op wat de klant redelijk vindt.

 

Hoe het wél klantgericht kan: één keer per jaar, transparant en controleerbaar

Wil je als IT‑manager grip houden op de kosten? Dan zijn er drie controles die je altijd zou moeten regelen.

1. Spreek af dat er maximaal 1 keer per jaar wordt geïndexeerd

Meerdere indexeringen per jaar zorgen voor onvoorspelbaarheid. Bovendien is het lastig om budgetten en TCO realistisch te plannen. Met één jaarlijkse indexering creëer je rust, voorspelbaarheid en transparantie.

2. Gebruik de Consumentenprijsindex (CPI)

De CPI (Consumentenprijsindex) van het CBS is openbaar beschikbaar, door iedereen te controleren, objectief berekend en niet te manipuleren. Dit voorkomt discussies achteraf over de herkomst van het percentage.

Veel leveranciers gebruiken andere indexen (soms eigen formules), waardoor tarieven sneller stijgen dan nodig. De CPI is voor beide partijen de meest transparante keuze.

3. Indexeer alléén over onderhoud en afdrukprijzen, niet over het leasebedrag

Dit is een belangrijke, maar vaak vergeten nuance. Over een leasecontract betaal je namelijk al rente. Wanneer een leverancier óók indexeert over het leasebedrag, betaal je in feite dubbel. Dat is niet transparant en zeker niet fair.

Het leasebedrag zou dus nooit jaarlijks verhoogd mogen worden. Het is wel logisch om te indexeren over het onderhoudsbedrag en de afdrukprijzen. Dit zijn variabele, operationele kosten die meebewegen met stijgende kosten in de markt.

Let op bij all-incontracten

Steeds vaker worden lease, onderhoud en afdrukprijzen samengevoegd tot één all-in maandbedrag. Dat lijkt overzichtelijk, maar heeft een belangrijk nadeel: je kunt niet meer zien waarover geïndexeerd wordt. En omdat alles in één bedrag zit, wordt er vaak over het totale bedrag geïndexeerd. Dus óók over de leasecomponent, terwijl dat onterecht is.

Dit is precies waarom het verstandig is om lease en onderhoud/afdrukken uit elkaar te halen. Je houdt transparantie, weet waar je voor betaalt en voorkomt dat er ongewenst over het complete all-in bedrag wordt geïndexeerd.

 

Wat betekent dit in de praktijk voor jouw IT‑budget?

Als je de afspraken hierboven gebruikt bij de contractbespreking, doe je daar echt je voordeel mee:

• • Je voorkomt onverwachte prijsstijgingen.

• • Je maakt je printkosten voorspelbaar.

• • Je bouwt een eerlijk contract op basis van transparantie.

• • Je voorkomt discussies bij jaarafrekeningen.

• • Je beschermt jouw organisatie tegen extreme indexeringen.

Misschien nog belangrijker: je versterkt de samenwerking met je leverancier, omdat de afspraken helder en realistisch zijn.

 

Tot slot: indexeren is normaal, maar het moet wel fair blijven

Indexeringen horen bij de printmarkt. Maar als IT‑manager hoef je niet te accepteren dat percentages onlogisch hoog zijn of vaker worden toegepast dan nodig. Met duidelijke afspraken aan de voorkant krijg je grip, duidelijkheid en rust.

 

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Of wil je sparren over hoe een printcontract voor jou werkt? Neem dan contact met ons op en kom langs in ons Experience Center.