Als IT-manager wil je grip houden op je printomgeving: kosten, beschikbaarheid en veiligheid. Managed Print Services (MPS) beloven die grip te geven, maar wat koop je eigenlijk? Wat zit standaard in zo’n contract? En wat juist niet?

In dit artikel krijg je een helder en eerlijk overzicht, zodat je beter kunt beoordelen of een MPS-contract past bij jouw organisatie.

Wat zit er doorgaans wél in een MPS-contract?

Een MPS-contract is in de basis een onderhouds- en beheercontract voor je printomgeving. Het doel: zorgen dat alles blijft werken, tegen realistische kosten.

1. Onderhoud en storingen

Onderhoud en storingen vormen de kern van een MPS-contract. Zodra er een storing optreedt, is de leverancier verantwoordelijk voor het oplossen ervan, zonder dat je extra voorrijkosten of losse monteurskosten betaalt. Ook onderdelen die door normaal gebruik slijten of defect raken, worden vervangen. Voor jou betekent dit vooral minder gedoe in het dagelijks beheer en geen onverwachte kosten achteraf.

2. Verbruiksmaterialen

Bij verbruiksmaterialen geldt dat deze in een MPS-contract altijd zijn inbegrepen. Denk hierbij aan toners, drums en andere onderdelen die door normaal gebruik slijten. In de praktijk worden deze materialen vaak automatisch geleverd op basis van monitoring van de apparaten, zodat je altijd op tijd nieuwe supplies ontvangt en nooit zonder komt te zitten.

3. Monitoring en beheer

Moderne MPS-contracten maken gebruik van software die automatisch tellerstanden uitleest, het printvolume (zowel zwart-wit als kleur) bijhoudt en storingen vroegtijdig signaleert. Zo worden problemen vaak al opgelost voordat ze impact hebben. Voor jou als IT-manager betekent dit dat je nauwelijks nog handmatig hoeft in te grijpen en altijd inzicht hebt in het gebruik en de prestaties van je printomgeving.

4. Facturatie op basis van gebruik

De meeste MPS-contracten werken met een vaste afdrukprijs, waarbij je een vooraf bepaald bedrag betaalt voor zwart-wit- en kleurenpagina’s. Dit wordt meestal maandelijks gefactureerd.

Minder gebruikelijk, maar klantgerichter is een flexibel MPS-contract. Het voordeel is dat je kosten variabel en transparant zijn, al vraagt het wel om goede monitoring om grip te houden op het verbruik.

5. Portal of dashboard

Veel aanbieders van Managed Print Services bieden een klantportaal of dashboard waarin je eenvoudig inzicht krijgt in je printomgeving. In zo’n omgeving kun je verbruik en kosten monitoren, de status van apparaten volgen en rapportages bekijken over bijvoorbeeld printgedrag en volumes. Dit maakt het als IT-manager een stuk eenvoudiger om overzicht te houden en intern bij te sturen waar nodig, bijvoorbeeld om kosten te beheersen of efficiënter te printen.

6. Servicelevels (SLA’s)

In een MPS-contract worden vaak duidelijke serviceafspraken vastgelegd, zoals hoe snel een leverancier reageert bij storingen, binnen welke tijd een probleem opgelost moet zijn en in hoeverre de beschikbaarheid van apparaten gegarandeerd wordt. Deze afspraken bepalen uiteindelijk hoe betrouwbaar je printomgeving is in de praktijk.

Wat zit er meestal níet in een MPS-contract?

Minstens zo belangrijk: wat valt buiten de standaard?

1. Gebruikersschade

Gebruikersschade valt in MPS-contracten buiten de standaarddekking. Het gaat daarbij om schade die ontstaat door verkeerd of onzorgvuldig gebruik, zoals fysieke beschadigingen (bijvoorbeeld een afgebroken papierlade door onzorgvuldig gebruik) of het gebruik van onjuist papier of materialen. In dit soort gevallen worden de kosten doorgaans niet gedekt door het contract en apart doorbelast aan de organisatie.

2. IT-integratie en security (niet altijd standaard)

Hoewel print steeds vaker onderdeel is van de IT-omgeving, zijn IT-integratie en security niet standaard opgenomen in elk MPS-contract. Denk hierbij aan zaken zoals koppelingen met identity management-systemen (bijvoorbeeld Azure AD), beveiligd printen zoals secure of follow-me printing, en functies rondom compliance en logging. In sommige gevallen zitten deze onderdelen in een uitgebreider contract, maar vaak worden ze als aanvullende dienst aangeboden waar je apart voor betaalt.

3. Projectmatige werkzaamheden

Projectmatige werkzaamheden vallen in de meeste gevallen buiten een standaard MPS-contract en worden apart aangeboden. Denk hierbij aan activiteiten zoals migraties naar een nieuwe printomgeving, het herinrichten van bestaande infrastructuur of adviestrajecten om de printstrategie te verbeteren. Dit soort werkzaamheden zijn vaak maatwerk en worden daarom apart geoffreerd, afgestemd op de specifieke situatie en wensen van de organisatie.

4. Flexibiliteit (bij traditionele contracten)

Bij traditionele MPS-contracten is flexibiliteit niet altijd vanzelfsprekend. Je komt nog regelmatig afspraken tegen waarbij je vastzit aan een minimaal aantal afdrukken of vooraf ingekochte bundels. Dat betekent dat je betaalt voor een bepaald volume, ongeacht of je dat daadwerkelijk gebruikt. Voor organisaties met een wisselende printbehoefte kan dit ongunstig uitpakken, omdat je in rustige periodes mogelijk betaalt voor capaciteit die je niet benut.

Let op: verschillen tussen contractvormen

Niet elk MPS-contract is hetzelfde. Er zijn grofweg twee modellen:

1. Flexibel (pay-per-use)

Bij een flexibel MPS-contract betaal je alleen voor wat je daadwerkelijk print. Er is geen of slechts een beperkt verplicht volume, waardoor je kosten meebewegen met het gebruik binnen je organisatie. Dit maakt het model transparant en voorspelbaar, al ligt de prijs per afdruk soms iets hoger dan bij andere contractvormen.

2. Volumecontract

Bij een volumecontract spreek je vooraf een vast aantal afdrukken per periode af. Vaak wordt de klant verteld dat in deze vorm de prijs per pagina meestal lager is. Toch is dat niet zo. Je levert namelijk flexibiliteit in. Als je minder print dan afgesproken, dan betaal je vaak alsnog voor het volledige volume. Dit maakt dit model minder geschikt voor organisaties met wisselende printbehoeften.

Wanneer kiezen klanten toch voor deze optie?

Klanten kiezen hiervoor wanneer ze met vaste budgetten werken en de interne organisatie niet is ingericht om elke losse factuur afzonderlijk goed te keuren. Een bundeling van volume zorgt namelijk voor minder facturen en daarmee minder goedkeuringsrondes.

Hoe bepaal je wat je nodig hebt?

Voordat je een MPS-contract afsluit, is het belangrijk om eerst scherp te krijgen wat jouw organisatie echt nodig heeft. Kijk bijvoorbeeld naar hoe stabiel jullie printvolume is: printen jullie elke maand ongeveer hetzelfde, of schommelt dit sterk? Bedenk daarnaast of flexibiliteit belangrijker is dan maximale prijszekerheid. Wil je alleen betalen voor wat je gebruikt, of kies je liever voor voorspelbare kosten? Ook is het goed om stil te staan bij hoeveel inzicht je wilt hebben in het gebruik: wil je actief kunnen sturen op printgedrag of is dat minder relevant?

Tot slot speelt de rol van print binnen je bredere IT-strategie een belangrijke rol. Is print een basisvoorziening, of een integraal onderdeel van je IT- en securitybeleid? De kernvraag die hieronder ligt: zoek je vooral ontzorging, of ligt de focus op kostenoptimalisatie?

Conclusie

In de basis dekt een MPS-contract alles wat nodig is om je printomgeving betrouwbaar te laten draaien, zoals onderhoud, verbruiksmaterialen, monitoring en service.

Tegelijkertijd is het belangrijk om te beseffen dat het geen volledige IT-oplossing is: onderdelen zoals security, integraties met andere systemen en schade door verkeerd gebruik vallen vaak buiten de standaard. Als IT-manager is het daarom verstandig om niet alleen naar de prijs per pagina te kijken. Het echte verschil tussen contracten zit in de mate van transparantie, de flexibiliteit die je krijgt en hoe goed het contract aansluit op de behoeften van jouw organisatie.

Een goed MPS-contract voelt daardoor niet als een verplichting, maar als een logisch onderdeel van je IT-beheer.

Heb jij naar aanleiding van dit artikel vragen? Of wil je graag advies?
Neem contact met ons op

Meer informatie over onze printoplossingen kun je hier vinden.