“Hebben we eigenlijk nog printers nodig?” Het is een vraag die IT‑managers de afgelopen tien jaar steeds vaker stellen. Op het eerste gezicht lijkt het logisch dat print zou verdwijnen. Organisaties digitaliseren, processen worden geautomatiseerd en medewerkers werken massaal in de cloud. En dat is minder verrassend dan het lijkt.

In dit artikel lees je waarom print nog steeds een rol speelt, waar volumes daadwerkelijk dalen (en waar niet), en wat dat betekent voor je IT‑beleid en voor de manier waarop je naar printcontracten zou moeten kijken.

Digitalisering neemt toe, maar print niet evenredig af

Het klopt dat printvolumes de afgelopen jaren zijn gedaald. Door digitale facturatie hoeven facturen niet meer geprint, verwerkt en ingescand te worden. Ook administratieve processen zijn steeds verder geautomatiseerd: ERP‑ en CRM‑systemen nemen taken over die vroeger automatisch tot printen leidden. Daardoor verdwijnen sommige printstromen bijna volledig uit organisaties.

Ondanks de voortdurende digitalisering blijft het totale printvolume opvallend stabiel. Medewerkers kiezen in veel situaties nog steeds voor papier: omdat het prettiger leest, omdat informatie vanaf papier beter blijft hangen, omdat het een vast onderdeel is van een werkproces, of omdat externe partijen nog niet digitaal werken. Daardoor neemt het gebruik van print minder snel af dan vaak wordt aangenomen.

E-mail zorgde niet voor minder print, juist voor méér

Toen e‑mail zijn intrede deed, verwachtten veel organisaties dat er eindelijk minder geprint zou worden. Het tegenovergestelde gebeurde: het printvolume nam juist toe. Omdat lezen vanaf een scherm niet altijd prettig of overzichtelijk was, werden e‑mails en documenten alsnog massaal op papier gezet. En dat patroon bestaat nog steeds, zelfs onder jongere generaties die zijn opgegroeid in een digitale wereld.

Waarom medewerkers nog steeds printen

Uit gesprekken met organisaties zien we drie belangrijke redenen:

1. Papier leest anders dan een scherm

Veel mensen ervaren dat informatie op papier anders binnenkomt dan op een scherm. Ze lezen geconcentreerder, begrijpen de inhoud beter en zien sneller fouten of onduidelijkheden. Bij belangrijke documenten (zoals voorstellen, rapporten of strategische plannen) kiezen medewerkers daarom vaak toch voor papier. Het geeft overzicht en helpt om scherp te blijven, zeker wanneer de inhoud complex is.

2. Papier geeft houvast bij besluitvorming

Papier blijkt in besluitvorming nog steeds waardevol. Tijdens meetings gebruiken medewerkers graag geprinte documenten om aantekeningen te maken, passages te markeren en kwesties met elkaar te bespreken. Het fysieke overzicht op tafel helpt om samen door de inhoud te gaan, zonder steeds tussen vensters of tabbladen te hoeven wisselen. Voor veel mensen werkt dat rustiger en efficiënter, vooral bij complexe onderwerpen.

3. Sommige processen kúnnen nog niet digitaal

Sommige processen kúnnen op dit moment simpelweg nog niet volledig digitaal. Dat speelt vooral in productieomgevingen, de logistiek en internationale toeleveringsketens.

Een duidelijk voorbeeld is de pakbon: digitaal is vaak efficiënter, maar niet elke leverancier of elk land accepteert digitale documenten. Daardoor blijft papier in bepaalde stappen van het proces noodzakelijk en soms zelfs onmisbaar.

Het grootste misverstand: ‘Print verdwijnt vanzelf’

Veel IT‑managers hopen dat print langzaam zal verdwijnen. En inderdaad, bepaalde documentstromen kunnen volledig gaan verdwijnen, zoals facturen, pakbonnen en interne memo’s. Maar er zijn ook functies van papier die digitaal lastiger te vervangen zijn. Denk aan het nauwkeurig controleren van juridische documenten, instructies die binnen bedrijven opgehangen worden, bewijsstukken die bij audits nodig zijn en productie-instructies op de werkvloer. Hierdoor zien we geen scherpe daling meer in printvolumes. In veel organisaties blijft het gebruik stabiel en in sommige sectoren groeit het zelfs licht.

Wat betekent dit voor jouw IT‑beleid?

De belangrijkste les is dat je je organisatie niet moet vastleggen in starre printcontracten. Niemand weet hoe de komende vijf jaar eruitzien. Misschien versnelt de afname van print, misschien ontstaat er juist een nieuwe werkwijze die weer meer papier vraagt, of verandert wetgeving waardoor fysieke documenten noodzakelijk blijven. Juist daarom is flexibiliteit belangrijker dan het proberen te voorspellen van volumes.

Drie adviezen voor IT‑managers

1. Analyseer werkelijk gebruik, doe geen aannames

Veel organisaties gaan ervan uit dat ze minder printen dan vroeger. Maar wanneer je de daadwerkelijke cijfers naast elkaar legt, blijkt dat beeld vaak niet te kloppen. In sommige afdelingen daalt het volume inderdaad, terwijl andere teams juist gelijk blijven of zelfs meer printen door nieuwe processen of veranderde werkmethodes. Door regelmatig gebruiksdata te analyseren (bijvoorbeeld per afdeling, proces of documenttype) weet je precies waar de behoefte ligt. Zo voorkom je dat je beleid baseert op aannames die niet overeenkomen met de realiteit.

2. Kies voor schaalbare contractvormen

Een printcontract voor vijf jaar met vaste volumes lijkt overzichtelijk, maar het maakt je organisatie kwetsbaar. Werk verandert snel: digitalisering kan versnellen, maar er kunnen ook nieuwe situaties ontstaan die extra papier vragen. Kies daarom voor contracten die met je organisatie kunnen meebewegen.

3. Standaardiseer waar het kan, accepteer uitzonderingen

Veel processen zijn prima te digitaliseren. Dat levert vaak tijd, geld en overzicht op. Maar probeer niet koste wat kost alle vormen van papiergebruik uit de organisatie te duwen. Sommige teams werken effectiever met een fysieke drager, bijvoorbeeld in productie, kwaliteitscontrole of bepaalde juridische processen. Door te standaardiseren waar het logisch is, en uitzonderingen te accepteren waar ze functioneel zijn, creëer je een realistisch en werkbaar documentbeleid dat medewerkers ondersteunt in plaats van belemmert.

Conclusie

Print is niet weg… en het gaat voorlopig ook niet weg. Digitalisering verandert wél hoe en waarvoor we printen. Dat vraagt om een realistische kijk op IT‑beleid en een flexibele aanpak rondom printinfrastructuur.

IT‑managers die sturen op data, gebruiksgemak en schaalbaarheid maken de beste keuzes. Niet door print krampachtig te minimaliseren, maar door het logisch in te passen in het bredere geheel van document- en informatiestromen.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Zoek je een printoplossing die meebeweegt met jouw organisatie? Neem dan contact met ons op