Voor IT-managers is inzicht in printgebruik vaak een onderbelicht onderwerp. Toch kan het cruciaal zijn voor kostenbeheersing, security en duurzaamheid. In deze blog leggen we uit hoe je grip krijgt op printgedrag binnen je organisatie.

 

Waarom is het belangrijk om printgebruik te monitoren?

Kosten beheersen

Elke onnodige print kost geld. Zeker kleurafdrukken zijn duurder dan zwart-wit. Door inzicht te krijgen in wie wat print, kun je verspilling voorkomen en je printkosten structureel verlagen.

Beveiliging verbeteren

Vertrouwelijke documenten die onbeheerd op een printer blijven liggen, vormen een risico. Door printgebruik te monitoren en beveiliging toe te passen, zorg je dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot hun eigen prints.

Duurzamer werken

Minder papier en minder energieverbruik betekent een kleinere ecologische voetafdruk. Door bewust printgedrag te stimuleren en inzichtelijk te maken wat er bespaard wordt, draag je bij aan de duurzaamheidsdoelen van je organisatie.

 

In 5 stappen naar een duidelijke structuur

Stap 1: Bepaal wat je wilt monitoren

Printen is slechts één onderdeel. Multifunctionele apparaten worden ook gebruikt voor kopiëren en scannen. Stel jezelf de vraag: Wil ik alleen printen monitoren? Of wil ik ook kopiëren en scannen?

Voor alleen printen volstaat een eenvoudige tool zoals PaperCut NG. Deze draait op je netwerk en registreert prints per gebruiker en afdeling. Wil je een compleet overzicht, inclusief het monitoren van het kopieer- en scangebruik? Dan heb je een uitgebreidere oplossing nodig.

 

Stap 2: Kies de juiste software

Als je meer wilt dan alleen inzicht in printvolumes, is het tijd om een stap verder te gaan. De volgende stap is printmanagementsoftware. Dit wordt in de markt ook wel Follow-Me, Find-Me of Print Security software genoemd. Hiermee voeg je een extra laag van controle en beveiliging toe. Deze oplossingen zorgen ervoor dat printen niet langer een vrij spel is, maar een beheerd proces dat past bij jouw organisatie.

Wat maakt deze software zo krachtig?

• • Authenticatie: Gebruikers moeten zich aanmelden met een badge, code of wachtwoord voordat ze kunnen printen, kopiëren of scannen.

• • Persoonlijke wachtrij: Je ziet alleen je eigen printopdrachten, waardoor privacy gewaarborgd blijft.

• • Beveiliging: Onbevoegden kunnen niet zomaar gebruikmaken van de apparaten.

• • Flexibiliteit: Scanbestemmingen zijn gepersonaliseerd, bijvoorbeeld direct naar je eigen e-mailadres of een specifieke map.

     

Het grote voordeel

Documenten blijven niet onbeheerd liggen en gebruikers printen alleen wat ze echt nodig hebben. Dat bespaart papier, verlaagt kosten en verhoogt de security binnen je organisatie.

 

Stap 3: Rapportages en inzicht

Wat kun je doen met deze rapportages?

Rapportages vormen het fundament van goed printmanagement. Ze geven je niet alleen cijfers, maar helpen je om patronen, uitzonderingen en inefficiënties te herkennen. Daarmee kun je onderbouwde keuzes maken, in plaats van te sturen op gevoel.

Met deze rapportages kun je onder andere:

 

Rapporteren per gebruiker of afdeling

Je krijgt inzicht in welke gebruikers of afdelingen het meeste printen. Dit helpt om grootverbruikers te identificeren. Denk bijvoorbeeld aan afdelingen die standaard veel kleurenprints maken, of medewerkers die opvallend vaak documenten printen die ook digitaal beschikbaar zijn. Deze inzichten maken het makkelijker om gericht beleid of bewustwordingscampagnes op te zetten.

Automatische rapporten versturen

Je hoeft niet langer zelf rapportages uit te draaien of te mailen. De software kan automatisch periodieke rapporten versturen naar afdelingshoofden of andere verantwoordelijken. Zo blijft iedereen op de hoogte van het printgedrag binnen zijn afdeling, zonder dat jij daar extra werk aan hebt. Het zorgt bovendien voor meer eigenaarschap buiten IT.

Trends en patronen ontdekken

Rapportages laten zien wanneer piek- en dalmomenten ontstaan. Bijvoorbeeld: meer kleurgebruik na vakanties, veel prints rond projectdeadlines of extra scanactiviteit tijdens audits. Of minimaal gebruik tijdens zomermaanden. Door zulke patronen te herkennen, kun je beter voorspellen welk gedrag normaal is en wanneer er afwijkingen zijn die aandacht vragen. Daarnaast kun je beter bepalen welke functionaliteit je daadwerkelijk nodig hebt. Kortom: rapportages geven je grip op printgedrag en helpen om kosten, efficiëntie en duurzaamheid structureel te verbeteren.

 

Waarom is dit belangrijk?

Kostenbeheersing

Met deze inzichten kun je gericht maatregelen nemen om verspilling te verminderen. Denk aan het inperken van kleurgebruik, het aanpassen van standaardinstellingen (zoals dubbelzijdig printen), of het bespreekbaar maken van opvallende printpatronen bij bepaalde afdelingen. Deze inzichten helpen je bovendien bij het afsluiten van een nieuw contract.  Door te sturen op data, voorkom je onnodige kosten en kun je printbudgetten beter onderbouwen.

Optimalisatie van je printerpark

Rapportages laten precies zien welke apparaten intensief worden gebruikt en welke nauwelijks printvolumes draaien. Dat stelt je in staat om slimmer na te denken over de inrichting van je printerpark. Misschien kunnen twee weinig gebruikte machines worden samengevoegd, of moet een zwaarbelast apparaat juist worden vervangen door een krachtiger model. Zo zorg je voor een efficiënte, toekomstbestendige inrichting. En dat gebaseerd op feiten, niet op aannames.

 

Stap 4: Stel budgetten en rechten in

Wil je nog meer grip op printgedrag? Dan kun je werken met budgetten en rechten. Het kan interessant zijn voor organisaties waar kosten doorbelast worden of waar je strikte controle wilt houden.

Wat zijn de mogelijkheden?

• • Printbudgetten per gebruiker: Bijvoorbeeld maximaal 200 prints per maand, of een limiet op kleurafdrukken.

• • Rechten per afdeling: Denk aan administratie die alleen zwart-wit mag printen, terwijl marketing wel kleur kan gebruiken.

Daarnaast kun je standaardinstellingen afdwingen:

• • Altijd dubbelzijdig printen.

• • Zwart-wit als standaard, zodat kleur een bewuste keuze wordt.

     

Waarom dit werkt?

Het voorkomt verspilling, houdt kosten beheersbaar en zorgt dat printen past bij de rol van de gebruiker.

 

Stap 5: Maak duurzaamheid zichtbaar

Printmanagement draait niet alleen om kosten en controle, maar ook om duurzaamheid. Minder papier en energie betekent een kleinere ecologische voetafdruk. Het mooie is: je kunt dit inzichtelijk maken.

Hoe je dat doet?

• • Rapportages vertalen naar impact: Niet alleen aantallen prints, maar bijvoorbeeld ook hoeveel bomen of CO₂ je bespaart.

• • Bewustwording stimuleren: Als gebruikers zien dat hun keuzes bijdragen aan duurzaamheid, motiveert dat om nog bewuster te printen.

     

De voorbeeldfunctie van de IT afdeling

Duurzaamheid is vaak een belangrijk thema binnen organisaties. Door printgedrag te koppelen aan deze doelstellingen, laat je zien dat IT een actieve rol speelt in verantwoord ondernemen.

 

Extra tip: Security en compliance

Printmanagement gaat niet alleen over kosten en efficiëntie, maar speelt ook een belangrijke rol in beveiliging en naleving van wet- en regelgeving. Organisaties moeten kunnen aantonen wie toegang heeft gehad tot vertrouwelijke informatie. Printen is daar een onderdeel van.

Met functies zoals authenticatie en logging kun je precies vastleggen:

• • Wie heeft geprint, gekopieerd of gescand.

• • Wanneer dit is gebeurd.

• • Welke documenten zijn verwerkt.

Dit biedt meerdere voordelen:

• • Risico’s verkleinen: Onbevoegden krijgen geen toegang tot apparaten of documenten.

• • Compliance aantonen: Bij audits kun je eenvoudig rapporteren en laten zien dat je processen voldoen aan privacywetgeving.

• • Vertrouwen vergroten: Zowel intern als extern laat je zien dat je zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie.

Kortom: door security en compliance te integreren in je printbeleid, maak je van printmanagement een strategisch onderdeel van je IT- en privacybeleid.

 

Conclusie

Begin met inzicht, voeg beveiliging toe en gebruik rapportages om beleid en bewustwording te stimuleren. Zo maak je printmanagement niet alleen een kostenkwestie, maar ook een stap richting security en duurzaamheid.
 
Ben jij op zoek naar een effectief beheer van het printgebruik in jouw organisatie? Of heb je juist persoonlijk advies nodig? Maak een afspraak. Wij denken graag met je mee.