Als IT-manager of financieel manager sta je regelmatig voor keuzes die impact hebben op de hele organisatie. Eén van die keuzes is de aanschaf van een printer of multifunctional (MFP). En hoewel het misschien een ‘kleine’ beslissing lijkt, kan het behoorlijk wat voeten in de aarde hebben. Zeker als je kijkt naar de kosten, het gebruik en de lange termijn. 

In deze blog geven we je een helder overzicht van de kosten van A3- en A4-printers, leggen we uit waar die prijsverschillen vandaan komen, en geven we je tips om een slimme keuze te maken. 

A4 vs. A3: wat heb je nodig? 

Een A4-printer is geschikt tot maximaal A4 formaat papier (denk aan brieven, rapporten, facturen, memo’s enz). Perfect voor de meeste kantooromgevingen. 

Een A3-printer kan grotere formaten aan tot maximaal A3 formaat, zoals posters, technische tekeningen, exceloverzichten of marketingmateriaal. Die zijn dus vooral interessant voor afdelingen zoals kantoor, marketing, engineering, ontwerp of productie. 

Daarnaast heeft een A3 printer vaak een zwaardere en sneller scanner. 

Wat bepaalt de prijs van een printer? 

De prijs van een printer of MFP hangt af van meerdere factoren: 

1. Snelheid en volume 

Hoeveel pagina’s per minuut kan het apparaat printen? En hoeveel pagina’s worden er maandelijks geprint? Dit noemen we het speedsegment. Hoe hoger het volume, hoe robuuster (en duurder) de printer. 

2. Functionaliteiten 

Wil je dubbelzijdig scannen? Automatisch nieten? Perforeren? OCR-scanning? Dubbelzijdig scannen in 1 keer (dus niet dat het papier 3 x door de doorvoer wordt gehaald)? Extra papierladen? Al deze opties hebben invloed op de prijs. 

3. Type scanner en connectiviteit 

Sommige MFP’s hebben geavanceerde scanners met hoge resolutie, OCR-functionaliteit en directe koppeling met cloudopslag of documentmanagementsystemen. 

4. Aantal devices 

Koop je één printer of meerdere voor verschillende afdelingen/ locaties? Bij grotere aantallen krijg je vaak schaalvoordeel. 

5. Gebruikstype 

Is het apparaat bedoeld voor standaard kantoorwerk of voor grafische toepassingen zoals kleurproeven, brochures of technische tekeningen? 

Wat kost een A4-printer of multifunctional? 

Een A4-printer is relatief betaalbaar. De prijzen liggen tussen €400 en €3.500, afhankelijk van het model en de opties. 

Segment	Prijsindicatie	Toepassing
Instapmodel	€400 – €800	Kleine teams, licht gebruik
Middenklasse	€800 – €1.900	Gemiddeld kantoorvolume
High-end	€1.900 – €3.500	Intensief gebruik, extra functies

Voor de meeste kantoren is een middenklasse A4 MFP ruim voldoende. Denk aan dubbelzijdig printen, scannen naar e-mail, en een paar papierladen. 

Wat kost een A3-printer of multifunctional? 

A3-printers zijn een stuk duurder, en dat is logisch: ze zijn groter, krachtiger en vaak multifunctioneel. De prijzen beginnen rond de €1.500 en kunnen oplopen tot €30.000. 

Segment	Prijsindicatie	Toepassing
Basis A3 Printer	€1.500 – €2.500	Licht gebruik, beperkte opties
Kantooromgeving MFP	€2.500 – €15.000	Meerdere functies, gemiddeld volume
High-end grafisch	€15.000 – €30.000	Hoge resolutie, kleurkwaliteit, intensief gebruik

Voor de meeste bedrijven ligt de prijs van een A3 MFP tussen €2.500 en €15.000. Alleen bij zeer specifieke grafische toepassingen (zoals drukwerk of kleurproeven) kom je in de hogere prijsklasse. 

Total Cost of Ownership (TCO): kijk verder dan de aanschafprijs 

De aanschafprijs is slechts één deel van het verhaal. Denk ook aan: 

• Verbruikskosten: Toners, drums, papier, energieverbruik. 
• Onderhoud: Servicecontracten, vervangingsonderdelen. 
• Downtime: Wat kost het als de printer uitvalt? 
• Beheer: Is het apparaat makkelijk te beheren via het netwerk? 
• Outsource vs zelf doen: zijn medewerkers nog bezig met tijdrovende handelingen zoals het bijhouden van verbruiksmaterialen, op tijd bestellen van verbruiksmaterialen, plegen van onderhoud of het inregelen van onderhoud/ reparatie of garantieafhandelingen. Je kunt deze handelingen ook outsourcen zodat de medewerkers kunnen focussen op belangrijkere zaken. 

Een goedkope printer kan op termijn duurder uitvallen dan een duurdere met lagere verbruikskosten en betere betrouwbaarheid. Outsourcen kan bijdragen aan medewerkerstevredenheid en kostenverlaging. 

Praktische tips voor een slimme keuze 

• Analyseer je printgedrag 
  Hoeveel print je per maand? In kleur of zwart-wit? Enkelzijdig of dubbelzijdig? A3 of A4 formaat. 
• Analyseer je scangedrag 
  Hoeveel scan je per maand? Wat scan je en waar naartoe? Welke processen kunnen geoptimaliseerd worden met scannen. 
• Betrek de juiste afdelingen 
  Vraag input van gebruikers: wat hebben ze écht nodig? Controleer ook zelf of bepaalde functionaliteiten daadwerkelijk gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan afwerkopties zoals nieten en perforeren, deze zijn eenvoudig na te gaan of je in de afgelopen jaren nietcatridges hebt besteld of dat de oorspronkelijke onaangebroken nog in de finisher zit. Daarnaast kun je nagaan of het opvangbakje voor de perofraties ooit gebruikt is. Afwerkopties zijn dure opties die vaak niet gebruikt worden en dan is het zonde om daarin te investeren. 
• Vergelijk modellen op functionaliteit én TCO 
  Kijk niet alleen naar de aanschafprijs, maar ook naar snelheid, opties (zoals scanner, laden en afwerkopties), verbruik, onderhoud en verwachtte digitaliseringslagen. 
• Overweeg koop, leasing of huur 
  Wanneer je meer rendement maakt door te investeren in je bedrijf of je hebt kapitaal nodig om te groeien is het zinvol om te leasen, inclusief service en toners. Is dat niet het geval dan is koop de goedkoopste optie aangezien je dan geen rente betaald aan de leasemaatschappij. Huren is interessant voor refurbished machines die bijvoorbeeld tijdelijk of voor een korte termijn nodig zijn. 
• Vraag om een demo of proefplaatsing 
  Veel leveranciers bieden de mogelijkheid om een printer tijdelijk te testen, hiermee kun je ervaren hoe de machine door gebruikers ervaren wordt. Dan wordt het ook een keuze van de medewerkers en niet alleen IT. 

Conclusie: wat moet je budgetteren? 

Voor een A4-printer kun je rekenen op een budget tussen €400 en €3.500. Voor een A3-printer ligt dat tussen €2.500 en €15.000, met uitschieters tot €30.000 voor grafische toepassingen. 

De juiste keuze hangt af van je printvolume, gewenste functies en het type gebruik. Door goed te analyseren wat je nodig hebt, voorkom je dat je te veel betaalt. Of juist te weinig investeert in een apparaat dat jouw werk niet aankan. 

Wil je hulp bij het selecteren van een printer die past bij jouw organisatie? Of wil je een vergelijking op maat? Laat het ons weten. We denken graag met je mee.