Als je als organisatie printers of multifunctionals nodig hebt, kom je al snel in aanraking met verschillende contractvormen. Eén daarvan is het bekende all-in-huurcontract. Veel printleveranciers bieden dit aan als “gemakkelijke totaaloplossing”, waarbij lease, onderhoud en afdrukkosten in één maandbedrag worden samengevoegd. Klinkt overzichtelijk, toch? 

Maar in de praktijk blijkt dat deze contractvorm vooral voordelen biedt voor de leverancier – en minder voor jou als klant. In deze blog leggen we uit wat een all-in-huurcontract precies inhoudt, en waarom het belangrijk is om kritisch te kijken naar de voorwaarden. 

Wat is een all-in-huurcontract voor printers? 

Een all-in-huurcontract combineert meerdere kostencomponenten in één vast maandbedrag: 

• Leasekosten voor de apparatuur 
• Onderhoudskosten voor service en onderdelen 
• Afdrukkosten, vaak met een verplicht volume per maand 

Op papier lijkt het een overzichtelijke oplossing: je betaalt één bedrag en alles is geregeld. Maar onder de motorkap zit het vaak anders. 

Wat zijn de nadelen voor jou als klant? 

Hoewel het concept van “alles-in-één” aantrekkelijk klinkt, kleven er een aantal nadelen aan deze contractvorm: 

1. Intransparantie 

Het grootste bezwaar is dat het onduidelijk is waar je precies voor betaalt. Omdat lease, service en afdrukvolume in één bedrag zitten, is het lastig te achterhalen wat bijvoorbeeld de werkelijke afdrukkosten zijn, of hoeveel je betaalt voor onderhoud. Dit maakt het moeilijk om te vergelijken of te optimaliseren. 

2. Beperkte flexibiliteit 

In veel all-in-contracten zit een verplicht maandvolume verwerkt. Dat betekent: 

• Als je meer afdrukt dan het afgesproken volume, betaal je bij. 
• Als je minder afdrukt, krijg je niks terug. 

En dat is precies waar het wringt. Voor die lagere volumes hoeft geen monteur langs te komen en worden er geen toners verstuurd. De leverancier maakt dus marge op afdrukken die je niet eens maakt. 

3. Indexering over het hele bedrag 

Een ander nadeel is de manier waarop prijsindexering wordt toegepast. Die wordt vaak berekend over het volledige all-in-bedrag, dus inclusief lease én onderhoud. Hierdoor betaal je in feite rente over rente op het leasegedeelte, wat op termijn flink kan oplopen. 

Wat is het alternatief? 

Bij Adaptable werken we bewust niet met all-in-huurcontracten. In plaats daarvan bieden we transparante contractvormen waarbij je: 

• Zelf kiest of je koopt, least of huurt 
• Betaalt voor wat je daadwerkelijk afdrukt 
• Een servicecontract afsluit dat flexibel en opzegbaar is 
• Geen verplicht volume hebt, dus geen verplichting of te veel betalen. 

Zo houd je als IT- of finance manager grip op je printomgeving én je budget. 

Tot slot 

All-in-huurcontracten lijken handig, maar zijn vaak vooral voordelig voor de leverancier. Als klant loop je het risico op onduidelijke kosten, beperkte flexibiliteit en overmatig betalen. Door te kiezen voor een transparante contractvorm weet je precies waar je aan toe bent – en kun je makkelijker bijsturen als je organisatie verandert. 

Wil je weten hoe een alternatief contract eruit zou zien voor jouw situatie? We denken graag met je mee.