Jouw IT‑afdeling heeft het al druk genoeg. Je wilt geen tijd kwijt zijn met verrassingen op je printfactuur, onduidelijke contractstructuren of discussies over bundels die je toch nooit precies haalt. Daarom is het belangrijk om te snappen hoe volumebundels in printcontracten werken. En wat er gebeurt wanneer je afwijkt van de afspraak.

Want laten we eerlijk zijn: bijna niemand print exact wat er in het contract staat. Juist daar wringt het vaak. In deze blog lopen we drie scenario’s door waar iedere organisatie mee te maken kan krijgen:

• Scenario 1: Je print precies wat is afgesproken
• Scenario 2: Je print minder dan afgesproken
• Scenario 3: Je print méér dan afgesproken

Daarna leg ik uit waarom steeds meer organisaties overstappen op een nulvolume-contracten en waarom dat doorgaans een eerlijkere en klantgerichte optie is.

Hoe werken printbundels eigenlijk?

Veel traditionele printleveranciers werken nog steeds met zogeheten all-incontracten. Daarin zitten de machinehuur of -lease, het onderhoud én een maandelijks of jaarlijks printvolume voor zwart en kleur. Bijvoorbeeld 20.000 zwarte en 10.000 kleurafdrukken.

Dat lijkt overzichtelijk, maar hierin zit een fundamenteel probleem. Je committeert je namelijk aan een volume dat veel organisaties in de praktijk steeds minder gaat halen.
Organisaties digitaliseren, printvolumes dalen al jaren, en flexibiliteit ontbreekt vaak volledig. Dan komen we automatisch bij de scenario’s die ik hierboven al heb benoemd.

Scenario 1 — Je print precies wat is afgesproken

Dit klinkt als de ideale situatie. Maar is het ook realistisch? Organisaties printen zelden stabiel. Afdelingen groeien, krimpen, automatiseren, of veranderen hun workflows. Daarom is een vast volume bijna nooit een goede afspiegeling van je actuele behoefte.

Toch goed om te weten: print je exact wat afgesproken is? Dan betaal je precies wat in je contract staat, niet meer en niet minder. Dan is er niets aan de hand. Toch zijn wij dit scenario in de praktijk nog nooit tegengekomen.

Scenario 2 — Je print minder dan afgesproken

En dit is precies wat de meeste organisaties overkomt. Je denkt misschien: “Mooi, minder printen is goedkoper.” Maar bij bundelcontracten werkt dat dus níet zo.

Waarom? Je betaalt volledige periodieke bundels. Ook als je die bundels niet haalt. Stel je hebt 10.000 kleurafdrukken per maand in je bundel/contract en je gebruikt er maar 3.000. Dan krijg je niets terug en blijf je betalen voor 10.000 afdrukken per maand.

Jebetaalt dus voor iets wat je niet gebruikt. Je verspilt budget op afdrukken die je nooit hebt gemaakt.  Je hebt geen controle over eventuele besparingen die je kunt realiseren door het aantal afdrukken te verlagen.

Hoe wij dit zien? Als printleverancier moet je meebewegen met de daadwerkelijke behoefte van de klant. En dus niet vasthouden aan een papieren volume dat niet meer bij de realiteit past.

Scenario 3 — Je print méér dan afgesproken

Ook dit gebeurt regelmatig, al is het met name door digitalisering minder geworden. Wat gebeurt er als je meer print dan vastgelegd?  Je betaalt een meerprijs per extra print. In de praktijk is dit vaak aanzienlijk hoger dan het tarief in je bundel.

En dat is frustrerend. Je print in één maand iets meer. Vervolgens krijg je een hoge factuur voor iets dat je eigenlijk niet had zien aankomen.

Waarom nulvolume‑contracten beter passen

Steeds meer organisaties stappen over op een nulvolume‑contract. En eerlijk gezegd past dit veel beter bij hoe we vandaag de dag werken. Maar wat is het precies?

Wat is een nulvolume‑contract?

Een contract waarbij je géén vooraf afgesproken printbundel hebt. Je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk print. Geen vaste bundels, geen verspilling, geen verrassingen en dus geen gedoe.

Je huurt of leaset een machine, je betaalt het onderhoudstarief, en vervolgens factureert de leverancier achteraf het échte gebruik: zwart en kleur tegen vooraf afgesproken transparante tarieven.

Waarom is dit klantvriendelijker?

1. Volledige flexibiliteit

Of je printvolume nu daalt of juist tijdelijk piekt, het maakt bij een nulvolume‑contract simpelweg niet uit. Je zit nergens aan vast en je betaalt altijd alleen voor de afdrukken die je daadwerkelijk maakt. Zo blijft je printomgeving flexibel én eerlijk, ongeacht hoe je organisatie zich ontwikkelt.

2. Geen verspilling

Je betaalt nooit meer voor prints die je niet maakt. In plaats van vast te zitten aan vooraf ingekochte bundels, worden alleen de daadwerkelijk gemaakte afdrukken afgerekend. Zo voorkom je onnodige kosten én blijft je printomgeving precies aansluiten op wat je organisatie echt nodig heeft.

3. Geen dure overschrijdingen

Geen piektarieven en geen boete-achtige kosten. Je wordt dus nooit afgerekend op onverwachte piekmaanden of kleine uitschieters, maar simpelweg op wat er daadwerkelijk is geprint. Dat houdt de kosten voorspelbaar en de factuur transparant. Precies zoals je het als IT‑verantwoordelijke wilt.

4. Past bij moderne IT‑strategie

Digitalisering zorgt er al jaren voor dat printvolumes dalen. In zo’n omgeving werken vaste bundels eerder tegen je dan dat ze je helpen. Ze houden je vast aan aannames uit het verleden, terwijl je organisatie juist flexibel wil meebewegen met veranderende processen en minder papiergebruik.

5. Eerlijk en transparant

Je weet vooraf wat één zwart‑ en één kleurenprint kost. Zo weet je vooraf wat er gebeurt bij uitschieters in je printgebruik. Geen verrassingen achteraf. Meer is het niet.

Waarom dit belangrijk is voor jou als IT‑verantwoordelijke?

Als IT‑manager ben je verantwoordelijk voor continuïteit, kostenbeheersing en transparantie. Een omgeving die voorspelbare en eerlijke kosten rekent, helpt je daarbij.

Werken met een nulvolume-contract sluit beter aan bij digitaliseringstrajecten, kostenoptimalisatie en duurzaamheidsdoelstellingen (minder ongebruikte printcapaciteit).

En misschien nog wel het belangrijkste… Je betaalt nooit voor iets wat je niet gebruikt. Dit is precies waar klantgerichte dienstverlening over zou moeten gaan.

Conclusie

Vaste volumebundels klinken overzichtelijk, maar in de praktijk zijn ze vaak niet eerlijk, niet flexibel en niet afgestemd op hoe organisaties daadwerkelijk printen.

Daarom is een nulvolume‑contract vaak de meest klantgerichte en transparante keuze. Geen verspilling, geen verrassingen, en altijd een factuur die klopt met je werkelijke gebruik.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Of wil je eens vrijblijvend met ons in gesprek over printgebruik in jouw organisatie? Neem contact met ons op