Als IT-manager wil je één ding: grip op je printomgeving. Minder kosten, minder gedoe en betrouwbare apparatuur. Toch gaat het in de praktijk vaak mis bij de keuze voor een Managed Print Services (MPS)-partner.

Op basis van gesprekken en praktijkervaring zien we steeds dezelfde fouten terugkomen. In deze blog zetten we de belangrijkste voor je op een rij. Zo voorkom je een hoop gedoe.

1. Blind vertrouwen op een ‘all-in volume‘ printer contract

Een van de meest gemaakte fouten bij het kiezen van een MPS-partner zit in de manier waarop het contract is opgebouwd. Veel organisaties kiezen een zogenaamd all-in-volumecontract. Vaak zonder dit goed te beseffen. Dat betekent dat je vooraf afspraken maakt over een vast aantal prints per maand, bijvoorbeeld 10.000 zwart-wit en 5.000 kleurenprints.

Waarom voorspelbare kosten in de praktijk tegenvallen

Op papier lijkt dat overzichtelijk en voorspelbaar. Je weet immers waar je aan toe bent en wat je maandelijks betaalt. In de praktijk werkt het echter vaak minder gunstig dan gedacht. Het probleem zit in de flexibiliteit. Wanneer je meer print dan afgesproken, betaal je daar direct extra voor. Dat is logisch, maar het werkt ook de andere kant op: als je minder print, betaal je alsnog het volledige volume dat je hebt afgesproken. Je betaalt dus structureel voor capaciteit die je niet gebruikt.

Veel leveranciers geven aan dat dit achteraf wordt gecorrigeerd, bijvoorbeeld aan het einde van het jaar. Eventueel te veel betaalde kosten zouden dan worden gecrediteerd. Dat klinkt netjes, maar in werkelijkheid ligt de verantwoordelijkheid vrijwel altijd bij jou als klant. Jij moet controleren of die correctie klopt en er vervolgens achteraan gaan. In de praktijk gebeurt dat maar zelden. Het gevolg: ongemerkt betaal je jaar na jaar te veel.

Flexibele contracten: een beter alternatief voor de klant

Een contract zonder verplicht volume zorgt ervoor dat dit niet voorkomt en er geen extra handelingen of controleslagen zijn voor de klant. Om de simpele reden dat het ‘in realtime’ is en de facturatie met de behoefte meebeweegt.

Daarnaast is flexibiliteit cruciaal. Een goede overeenkomst geeft je de ruimte om op- en af te schalen, afhankelijk van hoe je organisatie zich ontwikkelt. Dat maakt je kosten niet alleen eerlijker, maar ook beter voorspelbaar op de lange termijn.

Tot slot: wees kritisch op constructies waarbij jij zelf actief moet controleren of je geld terugkrijgt. Hoe meer verantwoordelijkheid er bij jou ligt om correcties te bewaken, hoe groter de kans op gedoe.

2. Niet weten wat je koopt (verouderde machines)

Bij de keuze voor een MPS-partner is niet altijd direct duidelijk welk type machine uiteindelijk wordt geleverd. In offertes staat vaak dat het om ‘nieuwe’ apparaten gaat, maar dat betekent niet automatisch dat je ook de nieuwste generatie ontvangt.

In de praktijk zien we regelmatig dat leveranciers modellen aanbieden die technisch gezien nieuw zijn, maar al een paar jaar op de markt zijn. Je denkt misschien dat je de laatste technologie in huis haalt, terwijl je in werkelijkheid werkt met een model uit bijvoorbeeld 2018, terwijl er inmiddels een veel nieuwere generatie beschikbaar is.

De impact van verouderde machines wordt vaak onderschat

Dat lijkt misschien een detail, maar de impact kan groot zijn. Oudere modellen hebben vaak een kortere effectieve levensduur, zeker als je er een contract van vijf of zes jaar aan koppelt. Daarnaast is de kans op storingen meestal groter bij machines die al langer op de markt zijn. Nog belangrijker: op termijn kunnen onderdelen moeilijker verkrijgbaar worden of zelfs helemaal niet meer leverbaar zijn. Dat laatste zorgt voor een risico waar veel organisaties pas later mee geconfronteerd worden. Stel dat je een contract afsluit voor zes jaar en dat er in het derde jaar een defect ontstaat. Als de fabrikant de onderdelen voor dat model niet meer produceert, kan de machine simpelweg niet meer gerepareerd worden. In zo’n situatie komt de leverancier vaak met een alternatief: een nieuwe machine. Dat klinkt als een nette oplossing, maar in de praktijk betekent het vaak dat je extra kosten maakt en opnieuw vastzit aan een (verlengd) contract. Zo stapelen verplichtingen zich ongemerkt op.

Niet-originele onderdelen zorgen voor extra risico’s

Sommige leveranciers kiezen voor niet-originele onderdelen. In de praktijk levert dat vaak problemen op. Zo ontstaan er beveiligingsrisico’s, omdat de herkomst van chips onduidelijk is, en gaan toners soms al in de doos of in de machine stuk. Het resultaat: stilstand en onnodige frustratie.

Daarom is het belangrijk om hier vooraf duidelijke afspraken over te maken. Vraag expliciet naar het bouwjaar en de generatie van het model dat je aangeboden krijgt. Controleer ook of de fabrikant dit model nog actief ondersteunt en hoe lang onderdelen beschikbaar blijven. Tot slot is het verstandig om contractueel vast te leggen wat er gebeurt als een machine niet meer gerepareerd kan worden. Zo voorkom je dat je later voor verrassingen komt te staan.

3. Alleen op prijs vergelijken

Prijs speelt altijd een rol, zeker als je verantwoordelijk bent voor IT en budgetten moet bewaken. Toch is het bij Managed Print Services zelden de beste graadmeter om leveranciers op te vergelijken. In de praktijk liggen de prijzen namelijk vaak dicht bij elkaar.

Een opvallend lage prijs is vaak een signaal

Zie je toch een partij die opvallend goedkoop is (denk aan 10% of meer onder de rest), dan is dat meestal geen toeval, maar een signaal om alert te zijn. Een lagere prijs lijkt aantrekkelijk, maar kan verschillende oorzaken hebben die minder gunstig voor je uitpakken. Denk bijvoorbeeld aan het aanbieden van oudere of zelfs tweedehands machines, terwijl je verwacht dat je met de nieuwste technologie werkt.

Ook komt het voor dat leveranciers werken met contractconstructies die op papier voordelig lijken, maar in werkelijkheid beperkingen of extra kosten met zich meebrengen, zoals all-in-volumecontracten of verborgen toeslagen. Bijvoorbeeld het betalen voor scans of op basis van vlakvulling (dit zorgt voor naheffingen die niet te controleren zijn).

Goedkoop wordt vaak duurkoop

Het risico is dat je op korte termijn bespaart, maar op de langere termijn juist duurder uit bent. Bijvoorbeeld door hogere onderhoudskosten, minder betrouwbare apparatuur of contractvoorwaarden waar je moeilijk onderuit komt.

Organisaties die selecteren op maandprijs en afdrukprijzen maken vaker een keuze waar ze later spijt van krijgen. Niet omdat deze prijzen onbelangrijk zijn, maar omdat het geen volledig beeld geeft van wat je daadwerkelijk krijgt. Daarom is het belangrijk om altijd een stap verder te kijken dan alleen het maandbedrag. Vraag door waar prijsverschillen vandaan komen. Wat zit er wel en niet inbegrepen? Met welke apparatuur werk je straks écht? En hoe zit het met flexibiliteit en contractvoorwaarden?

De beste keuze maak je uiteindelijk niet op basis van de laagste prijs, maar op basis van transparantie en totale waarde.

4. Onduidelijke contractduur en afspraken

Wat we regelmatig zien, is dat een contract er op het eerste gezicht netjes uitziet. Het maandbedrag is duidelijk vermeld en alles lijkt goed geregeld. Maar zodra je verder kijkt, blijkt dat essentiële informatie ontbreekt of niet scherp is vastgelegd. De looptijd van het contract is bijvoorbeeld vaag geformuleerd of ontbreekt zelfs volledig. Of er wordt verwezen naar voorwaarden waarin ergens de looptijd staat.

Dat creëert ruimte voor interpretatie. En dat is precies waar onduidelijkheid ontstaat. Het gevolg laat zich raden. Je zit ineens langer vast aan een overeenkomst dan je had verwacht, of je belandt in een discussie met je leverancier over wat nu eigenlijk is afgesproken. Zeker bij contracten van meerdere jaren kan dat financieel en operationeel een grote impact hebben.

Daarom is het essentieel om dit vooraf goed dicht te timmeren. Niet op basis van aannames of vertrouwen, maar zwart-op-wit. Let hierbij in elk geval op het volgende:

• • Zorg dat de contractduur expliciet en duidelijk in het contract staat vermeld

• • Controleer of er sprake is van automatische verlenging en onder welke voorwaarden

• • Voorkom open eindes of formuleringen die ruimte laten voor interpretatie

Heldere afspraken vooraf voorkomen discussies achteraf en geven je grip op je contract in plaats van andersom.

5. Geen duidelijke afspraken over indexering

Een printcontract sluit je meestal af voor meerdere jaren. In die periode veranderen kosten vrijwel altijd, bijvoorbeeld door inflatie of stijgende inkoopprijzen. Daarom werken veel leveranciers met indexeringen: jaarlijkse prijsaanpassingen. Iets om alert op te zijn. Wat je vaak ziet, is dat wel wordt genoemd dat er geïndexeerd wordt, maar niet duidelijk hoe. Daardoor weet je vooraf niet goed waar je aan toe bent. Het gevolg: prijsstijgingen die je niet had voorzien en discussies achteraf.

Je kunt dit vrij eenvoudig voorkomen door duidelijke, objectieve afspraken te maken. Koppel de indexering bijvoorbeeld aan een externe en controleerbare maatstaf, zoals de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Dan weet je dat prijsaanpassingen gebaseerd zijn op een transparante en algemeen geaccepteerde norm. Dit is controleerbaar voor alle partijen.

Zo voorkom je niet alleen onverwachte kosten, maar ook gedoe met je leverancier gedurende de looptijd van het contract. Transparantie vooraf zorgt hier voor rust achteraf.

Tot slot: stel betere vragen

Je wilt grip op kosten en geen gedoe? Doe geen aannames. Laat je volledig informeren voordat je een leverancier selecteert. Stel jezelf (en je leverancier) daarom altijd deze vragen:

• • Hoe flexibel zijn de afdrukvolumes?

• • Wat gebeurt er als mijn printvolume verandert?

• • Welke generatie machines krijg ik?

• • Wat gebeurt er bij defecten of end-of-life?

• • Wanneer is de machine volgens de vendor end-of-life?

• • Maken jullie gebruik van de originele onderdelen en toners?

• • Waar zit het prijsverschil in ten opzichte van andere aanbieders?

• • Op welke manier vindt indexering plaats?

Door scherp te zijn aan de voorkant voorkom je gedoe en hogere kosten achteraf. Vond je dit een interessant artikel? Lees dan ook onze blog: Managed Print Services: hoe herken je een goede leverancier?

Heb jij naar aanleiding van dit artikel vragen? Of wil je graag advies?
Neem contact met ons op

Meer informatie over onze printoplossingen kun je hier vinden.