• Betalen voor scans? Als IT-manager ben je verantwoordelijk voor het optimaliseren van print- en documentprocessen binnen jouw organisatie. Een vraag die vaak opkomt bij het vergelijken van leveranciers is: “Moeten we betalen voor scans, en waarom verschilt dat per aanbieder?” Het antwoord lijkt simpel, maar er zitten nuances achter die belangrijk zijn om te begrijpen.

 

 

Waarom zijn scans meestal gratis?

Bij de meeste printaanbieders zijn scans standaard inbegrepen in het contract. Dat is logisch: een scan kost de leverancier vrijwel niets. Het hele proces vindt plaats in de scanner zelf en er wordt geen toner verbruikt. Het enige onderdeel dat slijt, zijn de rollen die het papier door de scanner trekken. Die rollers gaan tienduizenden scans mee voordat ze vervangen moeten worden, en de kosten daarvan zijn minimaal. Vaak worden die kosten gewoon meegenomen in het gewone printvolume van een klant.

Dat verandert wanneer een organisatie nauwelijks nog print, maar wél heel veel scant. In dat geval slijten de rollers relatief snel, terwijl er geen printvolume is waaruit die kosten kunnen worden gedekt. Bij zulke uitzonderlijke situaties kun je het beste afspreken dat de leverancier het onderhoud doet tegen een uurtarief plus de kosten van de rollers. Dat is voor beide partijen eerlijk. Na afloop van het contract kan het dan zelfs logischer zijn om geen multifunctional meer te nemen, maar een losse scanner aan te schaffen.

Kortom: technisch gezien is een scan bijna ‘gratis’ voor de leverancier. Daarom rekenen de meeste partijen hier niets voor.

 

Waarom rekenen sommige leveranciers wél kosten?

Toch zijn er uitzonderingen. Sommige aanbieders brengen scans wél in rekening. Waarom? Simpel gezegd: om extra marge te maken. Dit zie je vooral bij partijen die concurreren op lage printprijzen en elders proberen te compenseren. Het is dus vaak een commerciële keuze, niet een technische noodzaak.

Zie scans niet als een kostenpost zoals afdrukken. Een goede vergelijking: bij een auto betaal je voor brandstof en onderhoud aan de auto (afdrukken), maar niet voor het luisteren naar de radio (scannen) of het openen van de ramen. Als een leverancier scans wél factureert, is dat een signaal om kritisch te kijken naar hun prijsmodel.

 

Zijn er situaties waarin scans onderdeel van een betaalde dienst zijn?

Ja. Bij bepaalde vormen van documentverwerking of workflow‑automatisering betaal je soms per scan. Dit gebeurt vooral wanneer er software wordt gebruikt die méér doet dan alleen het document digitaliseren. Vraag daarom altijd vooraf goed na welk licentiemodel geldt en of er kosten per scan worden gerekend.

• • Factuurverwerkingssoftware
    Dit type software scant facturen en verwerkt ze automatisch, waarna ze klaarstaan voor boeking in het financiële systeem. Hiervoor betaal je vaak per scan, meestal in de vorm van scanbundels.

• • Cloud‑gebaseerde documentverwerkingssoftware
    Hierbij scan je documenten naar een cloudomgeving, waar ze vervolgens intelligent worden verwerkt. Bijvoorbeeld door OCR, classificatie of herkenning. Sommige aanbieders hanteren hiervoor een licentiemodel waarbij je per scan betaalt.

Naast deze oplossingen zijn er ook scansoftware‑pakketten waarbij je wel voor de software betaalt, maar niet voor losse scans. Een goed voorbeeld is Papercut: een secure‑printingoplossing met uitgebreide scanmogelijkheden, zoals scannen naar e‑mail, Google Drive, Microsoft OneDrive en netwerkmappen.

Bij dit soort software betaal je alleen een licentie per apparaat plus supportkosten, maar dus géén bedrag per individuele scan.

 

Vergelijk slim: Waarom rekent de ene leverancier wél voor scans en de andere niet?

Bij het vergelijken van leveranciers is het belangrijk om niet alleen naar de printkosten te kijken, maar ook naar de voorwaarden rondom scannen. Let op:

Controleer het contract

Neem altijd de tijd om het contract goed door te lezen. Let niet alleen op de printtarieven, maar ook op de voorwaarden voor scannen. Belangrijke vragen:

• • Is er een limiet op het aantal scans per maand? Sommige leveranciers hanteren een maximum en rekenen extra kosten als je daaroverheen gaat.

• • Worden scans apart doorbelast? Dit komt niet vaak voor, maar het gebeurt. Als het in het contract staat, vraag waarom dat zo is. Vaak is het een commerciële keuze, niet een technische noodzaak.

Een goede tip: vraag om een transparante kostenstructuur waarin duidelijk staat wat wel en niet wordt doorberekend. Zo voorkom je verrassingen.

Vergelijk leveranciers

Als je merkt dat de ene partij scans doorbelast en de andere niet, ga het gesprek aan. Vraag expliciet:

• • Waarom rekenen jullie kosten voor scans?

• • Wat is inbegrepen in jullie standaardcontract?

• • Zijn er aanvullende voordelen die dit rechtvaardigen?

Door deze vragen te stellen, krijg je inzicht in het prijsmodel en kun je beter beoordelen of het een eerlijke deal is. Vaak blijkt dat doorbelasting van scans puur een manier is om extra marge te maken.

Let op aanvullende diensten

Scannen is soms onderdeel van een bredere oplossing. Denk aan:

• • Beveiligde print- en scanoplossingen: Je betaalt voor documentbeveiliging, authenticatie en compliance. Het scannen zit daar meestal in verwerkt.

• • Workflow- en cloudintegratie: Scannen naar cloud, e-mail of folders kan onderdeel zijn van een workflow waarvoor licentiekosten gelden.

Belangrijk: betaal je voor deze diensten, dan is het logisch dat scannen niet “gratis” is, maar onderdeel van een totaalpakket. Zorg dat je begrijpt wat je krijgt en waarom je ervoor betaalt.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Of ben je op zoek naar persoonlijk advies? Neem dan contact op met ons