In veel organisaties is printen nog steeds een dagelijkse bezigheid. Maar wie print wat, en waar blijven die documenten eigenlijk? Zeker in omgevingen waar vertrouwelijke informatie wordt verwerkt, is het belangrijk om grip te hebben op je printomgeving. Printsecurity software, vaak bekend als ‘Follow Me’ printen, biedt daar een oplossing voor. Maar wat kost dat eigenlijk? En welke varianten zijn er? 

In deze blog leggen we uit wat Follow Me printen inhoudt, welke soorten oplossingen er zijn, en hoe de kosten zijn opgebouwd. 

Wat is ‘Follow Me’ printen? 

‘Follow Me’ printen betekent dat een printopdracht pas wordt uitgevoerd zodra de gebruiker zich bij een printer identificeert. Bijvoorbeeld met een pasje, pincode of via een app. Dit voorkomt dat documenten onbeheerd op de printer blijven liggen, en zorgt ervoor dat gebruikers hun printopdracht kunnen ophalen bij een willekeurige printer binnen het netwerk. 

Daarnaast biedt printsecurity software vaak extra functies zoals: 

• Gebruikersauthenticatie 
• Logging en rapportage van printgedrag 
• Beveiligde scan- en kopieerfuncties 
• Integratie met andere systemen (bijv. Active Directory of documentmanagement) 

Welke soorten oplossingen zijn er? 

Bij Adaptable zijn er verschillende varianten van printsecurity software beschikbaar, afhankelijk van hoe je IT-omgeving is ingericht: 

1. On-premise oplossing 

Deze software wordt geïnstalleerd op een server binnen je eigen netwerk. Alle printopdrachten en authenticatie verlopen lokaal. Dit is geschikt voor organisaties die volledige controle willen houden over hun infrastructuur en op korte termijn niet inzetten op cloud migratie. 

2. Hybride oplossing 

Een combinatie van lokaal en cloud. De printopdrachten blijven binnen het netwerk van de klant, maar de authenticatie verloopt via de cloud. Dit biedt een goede balans tussen controle en flexibiliteit. 

3. Volledige cloudoplossing 

Hierbij verloopt alles via de cloud van de leverancier. Printopdrachten, authenticatie en beheer worden volledig extern geregeld. Dit is ideaal voor organisaties die geen eigen serverinfrastructuur willen beheren en duidelijk cloud first strategie hebben. 

Wat zijn de kosten? 

De kosten voor printsecurity software bestaan uit twee hoofdcomponenten: 

• Embedded licentie per device. Dit is de basislicentie die nodig is om de software op een printer of multifunctional te activeren. 
• Maintenance & support fee per device. Voor updates, ondersteuning en het operationeel houden van de oplossing. 

Beide kosten zijn afhankelijk van: 

• De looptijd van het contract 
• Het aantal devices dat je uitrust met de software 
• Het type device: een multifunctional (MFP) is duurder dan een standaard printer 

De kosten per device per maand liggen gemiddeld tussen de €7 en €25. Hoe meer apparaten je uitrust en hoe langer de looptijd, hoe scherper de prijs per device wordt. 

Uitbreidingsmogelijkheden 

Naast de basisfunctionaliteit kun je de oplossing uitbreiden met extra opties, zoals: 

• Paslezers voor identificatie via toegangspas 
• Externe keypads voor pincode-authenticatie (zien we vaak op printers) 
• Extra scanopties zoals scan-to-cloud of scan-to-email met beveiliging 
• Koppelingen met andere systemen, zoals documentmanagement of HR-systemen 

Deze uitbreidingen brengen extra kosten met zich mee, maar kunnen de functionaliteit en veiligheid aanzienlijk verhogen. 

Voor wie is dit interessant? 

Voor IT-managers biedt printsecurity software controle, veiligheid en inzicht. Voor finance managers is het prettig dat de kosten schaalbaar en voorspelbaar zijn. Zeker in sectoren waar privacy en compliance belangrijk zijn (zoals zorg, overheid, finance), is Follow Me printen bijna onmisbaar. 

Tot slot 

Printsecurity software is een slimme manier om je printomgeving veiliger en efficiënter te maken. Of je nu kiest voor een on-premise, hybride of cloudoplossing: je hebt grip op wie wat print, en voorkomt dat gevoelige informatie op de printer blijft liggen. De kosten zijn transparant en schaalbaar, en je kunt de oplossing uitbreiden naar wens. 

Wil je weten welke variant het beste past bij jouw organisatie? We denken graag met je mee.