En hoe maak je de juiste keuze voor jouw organisatie?

Wanneer je als IT‑manager een printomgeving moet vernieuwen, lijkt de keuze tussen nieuwe en tweedehands printers soms simpel: nieuw voelt betrouwbaar, tweedehands is goedkoper. Maar onder die oppervlakte schuilen risico’s, onbekende factoren en technische verschillen die je pas later ontdekt. Soms pas als je al vastzit aan een meerjarencontract.

In deze blog lees je hoe je eerlijk tweedehands printers kunt vergelijken, waar je op moet letten en wanneer een tweedehands printer wel een slimme keuze kan zijn.

Transparantie: het grootste probleem in de markt

Printerleveranciers zijn niet altijd even duidelijk of een machine nieuw, jonggebruikt of verouderd is. Sommige resellers plakken zelfs eigen typenummers op machines, waardoor je online nergens kunt achterhalen om welk model het werkelijk gaat.

Dat maakt het voor IT‑managers lastig om een goede vergelijking te maken. Want:

• • Je gaat een contract aan voor 5–6 jaar

• • Je mag een printer verwachten die nog volledig ondersteund wordt.

• • Als je voor tweedehands kiest dan wil je dat op voorhand weten en maak je daar een bewuste keuze voor. Je wilt niet achteraf verrast worden dat het om tweedehands printers of oudere modellen gaat terwijl je dacht dat het nieuw zou zijn.

Bij twijfel moet je nooit blindvaren op wat er in een offerte staat. Een leverancier kan een model presenteren als ‘nieuw’ of ‘recent’, maar dat zegt niets over de werkelijke leeftijd of status van het apparaat. Het enige betrouwbare controlemiddel is het officiële typenummer van de fabrikant.

Laat het typenummer altijd controleren.

Zodra je het exacte model hebt, kun je het laten controleren in een onafhankelijke database of bij de vendor. Daarmee achterhaal je direct of het model nog in productie is, nog volledig wordt ondersteund en geen oud type is dat onder een andere naam wordt aangeboden. Dit voorkomt dat je onbewust instapt in een machine die al jaren end‑of‑life is of waarvan de ondersteuning bijna stopt. Wij kunnen dit altijd voor jou controleren.

Controleer het model in een onafhankelijke database

Een belangrijk hulpmiddel om zeker te zijn van het aanbod dat je hebt gekregen is een onafhankelijke database zoals BLI / Keypoint Intelligence. Daarmee kun je controleren:

• • Is dit het laatste gefabriceerde model?

• • Wanneer is het model geïntroduceerd?

• • Wordt het nog verkocht?

• • Wanneer is het uit de markt gehaald?

• • Wie is de werkelijke fabrikant?

• • Wat de specificaties zijn.

Met die informatie kun je eindelijk appels met appels vergelijken.

Begrijp de levensduur en de wettelijke supporttermijnen

Bij het vergelijken van printers is het cruciaal dat je niet alleen kijkt naar wat een machine vandaag kan, maar vooral naar hoelang hij blijft functioneren binnen jouw IT‑omgeving. Zeker bij tweedehands modellen.

In de EU geldt dat fabrikanten een printer minimaal zeven jaar moeten ondersteunen vanaf de introductiedatum van het model. Na die termijn mogen onderdelen schaars worden, kunnen updates stoppen en vervalt de garantie op veilige integratie met moderne softwareplatformen. Dat maakt de werkelijke leeftijd van een model minstens zo belangrijk als de fysieke staat van de machine.

Belangrijke aandachtspunten:

• • Een model kan nog als ‘nieuw’ verkocht worden, maar al dicht tegen end‑of‑life aan zitten.

• • Een tweedehands machine kan technisch nog prima zijn, maar als het model al jaren uit de markt is, loop je risico’s:
    • Onderdelen worden schaars.Niet‑originele onderdelen worden gebruikt. Beveiligingsupdates stoppen.

En dat kan leiden tot langere reparatietijden, volledig stilstaan, grotere securityrisico’s en hogere kosten. En dat wil je natuurlijk niet.

Tweedehands printers: de verschillende soorten

Niet elke gebruikte printer is hetzelfde. In grote lijnen zijn er twee categorieën:

Jonggebruikte machines

Dit zijn printers met een modeltype dat nog steeds het nieuwste type (of van de nieuwste generatie) is. Het betreft het nieuwste model dat verkrijgbaar is, alleen heeft deze al bij een klant gestaan, is teruggekomen en heeft al afdrukken op de teller staan.

Deze zijn relatief veilig, mits je weet wat de tellerstand is en of de machine helemaal schoongemaakt is en voorzien is van de laatste firmware.

Oudere generaties

Dit zijn machines waarvan het modeltype niet langer door de leverancier wordt verkocht en inmiddels is vervangen door een nieuwer model. Het is daarbij belangrijk om te weten wanneer de leverancier dit nieuwe model heeft geïntroduceerd, omdat de supporttermijn van het oude model vaak bijna afloopt of al is verlopen.

Juist hier gaat het regelmatig mis: veel IT‑managers stappen zonder het te weten in op verouderde modellen, met alle bijbehorende risico’s.

Hoe herken je een ‘too good to be true’ offerte?

De printmarkt is redelijk voorspelbaar: vergelijkbare machines hebben vergelijkbare prijzen. Is een offerte significant lager dan de rest? Dan is dat vrijwel nooit zonder reden.

Controleer dan eerst het volgende:

• • Is het model écht nieuw en van de laatste generatie?

• • Controleer het typenummer in een onafhankelijke database. Wij kunnen je daarbij helpen.

• • Klopt de introductiedatum?

• • Wordt het model nog actief verkocht door de vendor zelf?

We komen dagelijks situaties tegen waarbij IT‑managers samen met ons ontdekken dat ze een machine hebben gekocht of geleased die al  jaren van de markt af is, terwijl die als ‘nieuw’ is gepresenteerd. Zo hadden we onlangs een klant die machines aangeboden kreeg die al 9 jaar van de markt af waren.

Dat heeft directe impact op operationele risico’s, compliance en levensduur.

Wanneer is een tweedehands printer wél een slimme keuze?

In sommige situaties kan het juist wel slim zijn om te kiezen voor een tweedehands printer. Bijvoorbeeld in de volgende situaties.

Tijdelijke locaties

Bij bouwprojecten, tijdelijke huisvesting of andere kortdurende situaties heb je functionaliteit nodig, geen langdurige investeringen. Een jonggebruikt model kan dan perfect zijn.

Korte contracttermijnen

Moet je nog maar een jaar overbruggen tot de volgende harmonisatie van je IT‑omgeving? Dan is investeren in een volledig nieuwe machine vaak overkill. Dan is een jonggebruikt model een prima optie.

Flexibele schaalbehoefte

Organisaties die regelmatig op‑ en afschalen kunnen met gebruikte modellen flexibiliteit creëren zonder in te leveren op functionaliteit. Denk hierbij aan bedrijven die te maken hebben met seizoenspieken of projectmatige inzet.

Voorwaarde: volledige duidelijkheid vooraf

Welke keuze je ook maakt. Zorg dat je precies weet wat je koopt. Let daarom altijd op:

• • het exacte model en typenummer.

• • de resterende levensduur van het model.

• • de tellerstand van de machine.

• • de support‑ en updatestatus.

Pas als je die informatie hebt, kun je een eerlijk beeld vormen van de risico’s én de voordelen van tweedehands.

Checklist: wat moet je als IT‑manager minimaal opvragen?

Om een printerofferte eerlijk en objectief te kunnen beoordelen, heb je volledige en controleerbare informatie nodig. Zonder die details vergelijk je geen modellen, maar aannames. Daarom is het essentieel dat je als IT‑manager precies weet welke technische en lifecycle‑gegevens je moet opvragen voordat je een keuze maakt tussen een nieuw of tweedehands model.

Een eerlijke vergelijking kan pas als je de juiste informatie hebt.

• • Exact typenummer (geen eigen naamgeving van de reseller).

• • Introductiedatum van het model.

• • Datum waarop het model uit de markt is gehaald.

• • Tellerstand (bij tweedehands).

• • Bevestiging dat het model nog binnen de supporttermijn valt.

• • Bevestiging dat alle onderdelen origineel zijn.

• • Tot wanneer kan je updates voor security verwachten?

• • Controleer via ons de typenummers kosteloos en vrijblijvend in de onafhankelijke database.

Als een leverancier niet bereid is volledig transparant te zijn over modellen, leeftijden of technische details, dan is dat een duidelijke rode vlag.

Conclusie

Nieuwe printers bieden duidelijkheid, support en lage risico’s. Tweedehands printers kunnen financieel interessant zijn, maar alleen als:

• • je precies weet welk model je krijgt.

• • het model nog actief ondersteund wordt.

• • en de situatie (tijdelijk, flexibel of laag volume) het toelaat.

Eerlijk vergelijken begint bij transparantie. Zonder dat is elk prijsverschil misleidend. Bovendien loop je als IT‑manager onnodige risico’s op security, beschikbaarheid en TCO.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Wil je typenummer door ons laten controleren? Of zoek je een partij die zonder verdere verplichting met je meedenkt? Neem contact met ons op.