Als IT‑manager krijg je vroeg of laat te maken met de vraag: blijven we bij onze huidige printleverancier, of stappen we over? Hoewel een overstap soms logisch lijkt, zitten veel organisaties vast in contracten die niet altijd even transparant zijn. De drempel om te wisselen voelt daardoor hoger dan nodig.

In deze blog lees je stap voor stap hoe je dit proces wél inzichtelijk en beheersbaar maakt. Daarmee heb je een praktische uitleg van wat er nodig is om een eventuele overstap goed te beoordelen.

Waarom organisaties overstappen

Bedrijven stappen meestal om drie redenen over:

1. 1. Onvrede. Bijvoorbeeld door mindere ervaringen met service, storingen of trage reactietijden. Of bijvoorbeeld door hoge indexeringen.

1. 1. Kostenbesparing. Printkosten blijven vaak ongemerkt stijgen, waardoor een besparing aantrekkelijk wordt.

1. 1. Verouderde contracten. Veel organisaties blijken vast te zitten in onderhouds-, lease- of all‑incontracten waar niemand precies de voorwaarden nog van kent.

Welke reden je ook hebt; je kunt pas een goede beslissing nemen als je precies weet waar je nu staat.

Stap 1: Breng je huidige printsituatie volledig in kaart

De basis van elke overstap is inzicht. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zien we dat veel bedrijven maar een deel van de kosten kennen. Denk aan vragen als:

• • Wat zijn je vaste kosten per maand?

• • Welke variabele kosten betaal je?

• • Hoeveel printers draaien er eigenlijk?

• • Wat is de resterende contractduur?

Pas als dit helder is, kun je beoordelen of een overstap verstandig is.

Stap 2: Vraag de juiste documenten op

Dit is vaak de grootste drempel voor organisaties: het delen van facturen of contractinformatie met een potentiële nieuwe leverancier. Toch is dit noodzakelijk om een realistische afkoopberekening te maken.

Waarom?

Omdat contractbedragen meestal worden geïndexeerd. Het bedrag dat op je originele contract staat, is bijna nooit gelijk aan wat je nu maandelijks betaalt. Een afkoop berekenen op basis van het contractbedrag kan betekenen dat de berekening van de afkoop lager uitkomt dan hij daadwerkelijk is. Dat wil je absoluut voorkomen. Alleen de meest recente factuurbedragen geven aan wat je werkelijk betaalt en daarmee de enige juiste hoogte van de afkoop.

Stap 3: Bereken de afkoop en bepaal het ideale overstapmoment

Zodra de facturen inzichtelijk zijn, kun je precies berekenen wat het kost om het huidige contract nu op te zeggen. Dat maakt direct duidelijk of een overstap op dit moment financieel slim is, of dat het juist aantrekkelijker wordt om nog even te wachten. Dit voorkomt dat je een keuze maakt op basis van aannames in plaats van harde cijfers.

Veel IT‑managers willen vooral zekerheid: wat gebeurt er als ik nu overstap, en loop ik dan niet tegen onverwachte extra kosten aan? Door vooraf een volledige en transparante berekening te maken, krijg je exact dat inzicht. Zo voorkom je verrassingen en kun je onderbouwd bepalen wanneer het juiste moment is om te wisselen van leverancier.

Stap 4: Voorkom dubbele kosten bij een overstap

Organisaties maken bij een overstap nog weleens de fout dat ze tijdelijk dubbele kosten hebben: het oude leasecontract loopt nog, terwijl de nieuwe lease al is ingegaan. Dat is zonde van het budget en bovendien eenvoudig te voorkomen. Een goede leverancier zorgt dat de overgang naadloos verloopt en dat je nooit twee keer betaalt voor dezelfde periode.

In de praktijk werkt dat zo: de nieuwe printers worden eerst geplaatst, maar de nieuwe lease gaat pas in op een vooraf afgesproken datum (oftewel de datum vanaf wanneer de afkoop is berekend). Zodra de definitieve afkoop van het oude contract bekend is, wordt die gecrediteerd. Zo houd je als IT‑manager controle over de kosten en voorkom je financiële overlap.

Stap 5: Optimaliseer je printomgeving voor de komende jaren

Als het financiële plaatje duidelijk is en een overstap verantwoord lijkt, is dit het ideale moment om ook naar de inrichting van je printomgeving te kijken. Denk aan vragen als: staan de printers op de juiste plekken, sluiten capaciteit en gebruik goed op elkaar aan en waar kun je processen versnellen met slimme software?

Juist op dit moment kun je je omgeving optimaliseren en klaarmaken voor de komende jaren. Het is een kans om niet alleen kosten te beheersen of te besparen, maar ook om je printinfrastructuur toekomstbestendig en efficiënter in te richten.

Stap 6: Zorg voor een zorgeloze overgang naar een nieuwe printleverancier

Een overstap mag nooit uitgroeien tot een extra IT‑project dat bovenop je werk komt. Een zorgeloze overgang betekent dat de nieuwe leverancier het project voor je draagt.

Denk hierbij aan het volgende:

• • één vaste projectmanager die het hele traject coördineert.

• • één consultant die alle installatie en configuratie uitvoert.

• • volledige afstemming op jouw planning.

• • een oplevering die pas klaar is zodra alles werkt zoals het hoort.

Dat zou de standaard moeten zijn. Een soepele overstap is geen luxe, maar een noodzakelijke voorwaarde om zonder verstoring door te kunnen werken.

Conclusie: Op basis van feiten bepalen of overstappen zinvol is

Een overstap van printleverancier is geen sprong in het diepe, maar een beslissing die je neemt op basis van feiten. Denk aan volledige transparantie over kosten, een realistische afkoopberekening, het voorkomen van dubbele kosten en een implementatie die zonder gedoe verloopt. Dat zijn de voorwaarden om echt te kunnen beoordelen of overstappen zinvol is.

En soms betekent dat simpelweg dat het beter is om nog even bij je huidige contract te blijven. Het belangrijkste is dat jij als IT‑manager grip hebt op de situatie en keuzes maakt op basis van correcte informatie, niet op aannames of druk van buitenaf.

Heb jij vragen naar aanleiding van deze blog? Of ben je op zoek naar een nieuwe printoplossing? Neem dan contact met ons op