Een helder overzicht voor IT-managers

De kosten van Managed Print Services zijn voor veel IT-managers niet direct duidelijk. IT-managers krijgen vaak te maken met verschillende onderdelen en termen, waardoor het lastig kan zijn om snel te begrijpen waar je precies voor betaalt. Door inzicht te krijgen in hoe deze kosten zijn opgebouwd, wordt het een stuk eenvoudiger om een goede afweging te maken.

In deze blog nemen we je mee door de onderdelen waaruit Managed Print Services bestaat.

De basis: een vast en een variabel deel

Managed Print Services bestaat vrijwel altijd uit twee onderdelen: een vast bedrag per printer per maand en een variabele prijs per afdruk (tikprijs). Die combinatie zorgt ervoor dat je deels voorspelbare kosten hebt, terwijl een ander deel meebeweegt met je daadwerkelijke gebruik.

Het vaste deel geeft stabiliteit en dekking van de dienstverlening. Het variabele deel zorgt ervoor dat je betaalt naar gebruik. Samen vormen ze het fundament van iedere constructie.

Het vaste maandbedrag per printer

Het vaste bedrag per printer ligt in de praktijk meestal tussen de €1,50 en €5,50 per maand. Waar je binnen die bandbreedte uitkomt, hangt sterk af van het aantal apparaten in je organisatie. Hoe meer printers je aansluit, hoe lager de prijs per apparaat doorgaans wordt.

Dit vaste bedrag wordt vaak gezien als ‘beheer’, maar de inhoud ervan gaat verder dan dat. Het draait vooral om het automatiseren en organiseren van je printomgeving. Denk aan software die printers koppelt aan een centraal platform, systemen die automatisch meterstanden registreren en directe integraties met service- en facturatieprocessen.

Het resultaat daarvan is dat handmatig werk vrijwel verdwijnt. Meterstanden hoeven niet meer handmatig te worden doorgegeven en facturatie verloopt automatisch en foutloos. Voor IT betekent dat minder beheerlast en minder tijd kwijt aan operationele taken.

Daarnaast betaal je met dit vaste bedrag ook voor de beschikbaarheid van service. Printers worden continu gemonitord, storingen worden vroegtijdig gesignaleerd en er is toegang tot ondersteuning wanneer nodig. Het is dus niet alleen techniek, maar ook een serviceorganisatie die op de achtergrond draait.

De prijs per afdruk

Naast het vaste bedrag betaal je per afdruk. Deze tikprijs is meestal verdeeld in zwart-wit en kleur. De hoogte daarvan verschilt per type printer en gebruik, maar het belangrijkste om te begrijpen is wat er allemaal in zit.

De prijs per afdruk gaat namelijk verder dan alleen toner of inkt. In deze prijs zitten ook kosten zoals slijtageonderdelen, transport, logistiek en de administratieve afhandeling. Eigenlijk betaal je per print voor alles wat nodig is om die afdruk betrouwbaar te leveren.

Wat zit niet in managed print services?

Minstens zo belangrijk als wat er wél in zit, is wat er buiten het contract valt. Hier ontstaan namelijk vaak misverstanden.

De hardware zelf, dus de aanschaf of lease van printers, valt buiten Managed Print Services. Dit is een aparte investering of financieringskeuze. Bij Managed Print Services gaat het puur op beheer en gebruik, niet op eigendom.

Ook schade door verkeerd gebruik valt buiten de standaard dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van papier dat niet geschikt is voor de printer. Of schade die ontstaat doordat een medewerker koffie over de printer morst. Als een apparaat structureel buiten de specificaties wordt gebruikt, leidt dat tot slijtage die niet onder regulier onderhoud valt.

Daarnaast vallen grote veranderingen in je IT-omgeving meestal buiten het contract. Als je netwerk ingrijpend verandert en printers opnieuw ingericht moeten worden, dan gaat het niet meer om beheer, maar om een nieuwe implementatie. Dat wordt doorgaans apart behandeld.

Waarom deze opbouw logisch is

De kostenstructuur is niet willekeurig. Het vaste maandbedrag dekt de beschikbaarheid van systemen, monitoring en service. De variabele kosten zorgen ervoor dat je betaalt naar gebruik.

Deze combinatie zorgt voor voorspelbaarheid zonder dat je alles vooraf hoeft vast te leggen. Tegelijkertijd verschuift een deel van het operationele werk naar de dienstverlener, wat de druk op IT verlaagt.

Dit werkt echter alleen goed als het model aansluit op hoe jouw organisatie print. Zonder dat inzicht kan een contract op papier logisch lijken, maar in de praktijk minder goed uitpakken.

Waar moet je als IT-manager op letten?

Hoewel de opbouw bij Managed Print Services vrij standaard is, zit het verschil in de details. Transparantie is daarbij essentieel. Let daarom vooral op duidelijkheid in afspraken. Eén overzichtelijke set vragen helpt daarbij:

• • Wat zit er precies in het vaste maandbedrag?

• • Hoe zijn de tikprijzen opgebouwd en wat zit daarin inbegrepen?

• • Welke situaties vallen buiten het contract?

Het doel is niet om alles ‘all-in’ te krijgen, maar om te begrijpen waar de grenzen liggen. Alleen dan kun je een goede afweging maken.

 

De belangrijkste conclusie

Bij managed print services draait het niet alleen om kosten per printer, maar om de combinatie van beheer, service en gebruik. De bandbreedte van €1,50 tot €5,50 per apparaat per maand geeft een indicatie, maar zegt op zichzelf weinig.

De echte vraag is of de dienstverlening achter die prijs aansluit op jouw organisatie. Als dat duidelijk is, wordt de prijs pas echt betekenisvol.

Voor IT-managers ligt daar de grootste winst: niet in het vergelijken van tarieven, maar in het begrijpen van de opbouw erachter.

Lees ook ons document: Slim printen begint met een slim printcontract: 7 aandachtspunten die jou op weg helpen

 

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem contact met ons op