Het beheren van printers en multifunctionals binnen een organisatie is vaak een taak die ergens tussen IT en facilitair ligt. Maar eerlijk is eerlijk: het is meestal niet de meest geliefde klus. Toners die op zijn, storingen die blijven liggen, tellerstanden die handmatig moeten worden doorgegeven… het kost tijd, aandacht en soms frustratie.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor Managed Print Services, kortweg MPS. Maar wat houdt dat precies in? En wat levert het op?

Wat is MPS?

MPS staat voor Managed Print Services. Het betekent dat je het beheer van je printerpark uitbesteedt aan een leverancier. Die neemt dan de verantwoordelijkheid voor:

• Het beheer van de printers en multifunctionals
• Het oplossen van storingen (break-fix service)
• Het automatisch versturen van verbruiksartikelen zoals toners en drums

Kort gezegd: jij hoeft je niet meer bezig te houden met het operationele gedoe rondom printen. De leverancier regelt het voor je.

Hoe werkt het in de praktijk?

Net zoals veel andere leveranciers werkt MPS bij Adaptable op basis van een servicecontract. Dat houdt in:

• De machines worden op afstand gemonitord
• Tellerstanden worden automatisch uitgelezen
• Toners worden automatisch verstuurd voordat ze op zijn
• Storingen worden snel opgepakt door monteurs
• Je betaalt een vast bedrag per machine per maand (de MPS-fee), plus een prijs per afdruk

Het grote voordeel is dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt, en dat je printomgeving altijd operationeel blijft zonder dat je er zelf achteraan hoeft.

Wat zijn de voordelen van MPS?

Managed Print Services (MPS) nemen een groot deel van het printbeheer uit handen, wat vooral voor IT-managers merkbaar is. Zij hoeven zich minder bezig te houden met dagelijkse printissues, omdat handmatige tellerstanden, losse tonerbestellingen en terugkerende storingen verdwijnen uit hun takenpakket. Door de combinatie van automatische monitoring en snelle service wordt printerbeheer een proces dat wél soepel loopt, zonder dat IT tijd verliest aan randzaken die weinig waarde toevoegen. Dat zorgt niet alleen voor rust in de operatie, maar ook voor een stabielere printomgeving.

Voor finance managers levert MPS vooral grip op kosten en inzicht op. Je werkt met voorspelbare maandelijkse kosten, hoeft geen voorraden verbruiksartikelen meer bij te houden en rekent alleen af wat je daadwerkelijk gebruikt. Bovendien krijg je beter zicht op printgedrag en kosten per apparaat, wat helpt om gefundeerde keuzes te maken over optimalisatie of vervanging. Zo zorgt MPS zowel voor financiële transparantie als voor een efficiëntere printomgeving.

Daarnaast helpt MPS bij het optimaliseren van je printomgeving. Je krijgt inzicht in welke apparaten veel worden gebruikt, waar inefficiëntie zit, en waar je eventueel kunt besparen.

Is MPS geschikt voor elke organisatie?

MPS is vooral interessant voor organisaties met meerdere printers of multifunctionals, verspreid over verschillende afdelingen of locaties. Hoe groter en complexer je printerpark, hoe meer voordeel je haalt uit het uitbesteden van het beheer.

Maar ook kleinere organisaties kunnen profiteren van de rust en het gemak die MPS biedt. Zeker als je geen dedicated IT-afdeling hebt, is het fijn als je printomgeving gewoon werkt – zonder dat je er zelf achteraan hoeft.

Tot slot

Managed Print Services is een slimme manier om grip te krijgen op je printomgeving, zonder dat je er zelf veel tijd in hoeft te steken. Je besteedt het operationele beheer uit, houdt controle over de kosten, en zorgt dat alles blijft draaien. Of je nu IT-manager bent die tijd wil besparen, of finance manager die kosten wil beheersen: MPS biedt een praktische oplossing.

Wil je weten hoe MPS er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Maak een afspraak. We denken graag met je mee.