Wanneer je verantwoordelijk bent voor de IT‑omgeving van jouw organisatie, heb je vaak een duidelijk beeld van lifecyclemanagement, beveiliging en continuïteit. Maar er is één onderdeel dat vaak onderbelicht blijft: verlenging van het printcontract.

Toch kan juist dit onderwerp onnodige kosten, organisatorische onrust en langdurige verplichtingen veroorzaken. Vooral als je niet precies weet hoe de huidige afspraken in elkaar zitten. Daarom leggen we in dit artikel uit hoe contractverlengingen werken, waar je scherp op moet zijn én welke eenvoudige stappen je helpen om nooit meer voor verrassingen te staan.

Waarom printcontracten zorgvuldige aandacht vragen

De meeste organisaties werken met servicecontracten voor printers of multifunctionals (MFP’s). Deze contracten hebben vrijwel altijd een looptijd van vijf of zes jaar. Dat op zichzelf is niet verkeerd; je wilt immers zekerheid over service, onderdelen en levertijden.

Maar waar het vaak misgaat, is bij de opzegtermijnen. Bij veel printleveranciers werkt het zo:

• Je moet je contract drie tot zes maanden vóór het einde van de looptijd opzeggen.
• Doe je dat niet? Dan wordt het contract stilzwijgend verlengd.
• In veel gevallen is dat met 12 maanden.

Tot zover is dat redelijk overzichtelijk. Maar in de praktijk zien we ook contracten waarbij de opzegtermijn 12 maanden is én een te late opzegging leidt tot een verlenging van 24 of zelfs 36 maanden.

Dat betekent dat je als IT‑afdeling opnieuw jarenlang vastzit aan een contract dat misschien niet meer past bij je huidige wensen, volumes of budget.

Wat betekent dit voor jou als IT‑afdeling?

Voor jou draait het vaak om planning, beheer en continuïteit. Een printercontract dat automatisch nog eens één, twee of zelfs drie jaar doorloopt, heeft directe gevolgen:

• Je kunt niet door naar een nieuw platform of devicestrategie.
• Je kunt kosten niet optimaliseren of heronderhandelen.
• Je houdt apparatuur in huis die verouderd raakt.
• Je verliest flexibiliteit binnen je IT‑portfolio.

Dit is precies waarom contractverlengingen thuishoren in dezelfde categorie als softwarelicenties, hardware leasecontracten en security‑abonnementen: je moet ze actief managen.

De belangrijkste vraag: hoe voorkom je onvoorziene verlengingen?

Gelukkig is het niet ingewikkeld om grip te houden op printcontracten. De uitdaging is vooral consistentie. Hieronder lees je de aanpak die wij vaak meegeven aan IT‑managers en facilitair managers.

Zet de opzegdatum (rekening houdend met de minimale opzegtermijn in je contract) direct in je kalender

Veel organisaties vergeten het contract omdat het nog vijf jaar loopt. Daardoor wordt het wél urgent op het moment dat je het niet verwacht. Leg daarom de opzegdatum (bijvoorbeeld “contract eindigt 1 oktober → opzeggen vóór 1 april”) vast in je agenda. Stuur een interne reminder minimaal 6 maanden voor de deadline. Dit kan in jullie IT‑assetmanagementsysteem, contractbeheer, SharePoint of zelfs in Outlook.

Nog eenvoudiger: dien direct na installatie al een opzegging in

Dit is de eenvoudigste én meest effectieve tip uit de praktijk. Dien binnen één dag na installatie een aangetekende opzegging in. Niet om het contract stop te zetten, maar om te voorkomen dat het stilzwijgend wordt verlengd.

Je zegt het contract dan simpelweg op per einddatum van de looptijd, waardoor:

• Je altijd vrij bent om opnieuw te kiezen.
• Je altijd opnieuw kunt onderhandelen.
• Je zonder druk kunt bepalen wat het beste is voor jouw organisatie.

Je blijft gewoon de volledige looptijd klant, maar voorkomt alle risico’s van automatische verlengingen.

Samengevat: zo houd je controle over printcontracten

Voor IT‑afdelingen is het belangrijk om grip te houden op alle contracten die de continuïteit van de organisatie beïnvloeden. Het verlengen van printcontracten hoort daar net zo goed bij.

Zorg dat je op de hoogte bent van de opzegtermijn en consequenties bij te laat opzeggen. Voorkom automatische verlenging door op tijd op te zeggen. Het handigst is om dit direct na installatie al te doen. Zo houd jij als klant de regie over jouw printcontract. Met deze aanpak voorkom je financiële verrassingen en houd je maximale flexibiliteit binnen je IT‑infrastructuur.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Of wil je kijken welke printoplossing het beste past bij jouw organisatie? Neem dan contact met ons op