Veel organisaties vragen zich af hoe zij hun zakelijke printkosten kunnen verlagen. Hoewel printen vaak een relatief kleine kostenpost lijkt, lopen de totale kosten voor printers, toners, onderhoud, papier en beheer vaak ongemerkt op. Vooral binnen grotere printomgevingen ontbreekt regelmatig inzicht in wat printen daadwerkelijk kost.
Voor IT-managers en facilitair verantwoordelijken ligt hier een belangrijke kans. Door kritisch te kijken naar printergebruik, printerbeheer en processen rondom printen, zijn vaak aanzienlijke besparingen mogelijk zonder dat medewerkers inleveren op gebruiksgemak. In dit artikel delen we 10 praktische tips om printkosten te verlagen en meer grip te krijgen op de totale kosten van je printomgeving.
1. Breng eerst alle printkosten in kaart
Voordat je kunt besparen op printkosten, moet je eerst weten waar het geld naartoe gaat. Veel organisaties kijken vooral naar de lease- of contractkosten van hun printers, maar dat is vaak slechts een deel van het verhaal. Ook kosten voor onderhoud, toners, papier en de tijd die IT kwijt is aan beheer maken onderdeel uit van de totale printkosten.
Daarnaast zijn er vaak verborgen kosten die minder zichtbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan losse printers binnen afdelingen. Hiervoor worden regelmatig toners besteld die vervolgens maanden in een kast blijven liggen. Soms worden printers zelfs vervangen voordat de voorraad is opgebruikt. Dat betekent dat er geld vastzit in materialen die nooit worden gebruikt. Door alle kosten rondom printen inzichtelijk te maken, ontstaat een helder beeld van wat de printomgeving werkelijk kost. Pas wanneer je dat overzicht hebt, kun je bepalen waar de grootste besparingsmogelijkheden liggen en welke maatregelen daadwerkelijk effect hebben.
2. Verminder het aantal printers
In veel organisaties staan meer printers dan eigenlijk nodig zijn. Dat is vaak niet bewust zo ingericht, maar zo ontstaan in de loop der jaren. Een afdeling wilde een eigen printer, er kwam een apparaat bij voor een specifiek project of een manager wilde graag een printer in de buurt hebben. Daardoor ontstaat langzaam een printerpark dat groter is dan de werkelijke behoefte.
Het is daarom verstandig om regelmatig kritisch te kijken naar het gebruik van alle printers binnen de organisatie. Worden ze nog echt intensief gebruikt, of staan sommige apparaten het grootste deel van de tijd stil? Medewerkers lopen zonder problemen naar de koffieautomaat of een vergaderruimte. In de praktijk blijkt een korte wandeling naar een centrale printer meestal ook geen bezwaar te zijn. Door het aantal printers te verminderen, dalen niet alleen de kosten voor onderhoud en verbruiksmaterialen. Ook het beheer wordt eenvoudiger en zijn er minder storingen om op te lossen. Voor IT betekent dat minder werk, terwijl de organisatie profiteert van een overzichtelijkere en vaak goedkopere printomgeving.
3. Kijk kritisch naar losse printers
Veel organisaties hebben een mix van centrale printers en losse desktopprinters. Juist die losse apparaten blijken vaak duur in gebruik. De tonerprijs ligt hoger, het beheer kost meer tijd en het overzicht ontbreekt. Als een printer weinig wordt gebruikt, is het vaak goedkoper om deze te verwijderen en medewerkers gebruik te laten maken van een centrale printer.
4. Overweeg Managed Print Services
Heb je meerdere printers binnen de organisatie? Dan is het verstandig om regelmatig te bekijken of de huidige manier van beheren nog wel de meest efficiënte is. Veel organisaties regelen onderhoud, tonerbestellingen en storingen afzonderlijk. Dat kost niet alleen tijd, maar maakt het ook lastiger om grip te houden op de totale printkosten.
Een alternatief is Managed Print Services (MPS). Daarbij worden onderhoud, verbruiksmaterialen en beheer samengebracht in één oplossing. Hierdoor heb je meer inzicht in de kosten en hoef je minder tijd te besteden aan het beheren van printers en tonerbestellingen. Ook worden toners vaak automatisch geleverd wanneer ze bijna op zijn, waardoor je geen grote voorraden meer hoeft aan te houden. Voor veel organisaties levert dit niet alleen meer gemak op, maar ook lagere kosten. Vooral wanneer er meerdere printers in gebruik zijn, blijkt een centraal beheerde printomgeving vaak eenvoudiger en beter beheersbaar dan het werken met verschillende apparaten, contracten en leveranciers. Dit neemt handmatige werkzaamheden weg, zodat medewerkers hun tijd kunnen besteden aan werkzaamheden die meer waarde toevoegen aan de organisatie.
5. Stel dubbelzijdig printen standaard in
Sommige besparingen vragen om een grote verandering, maar deze niet. Het instellen van dubbelzijdig printen is een eenvoudige aanpassing die vaak direct resultaat oplevert. Toch worden in veel organisaties documenten nog standaard enkelzijdig afgedrukt, terwijl dat in de meeste gevallen helemaal niet nodig is.
Door dubbelzijdig printen als standaard in te stellen, daalt het papierverbruik zonder dat medewerkers hun werkwijze hoeven aan te passen.
6. Gebruik follow-me printing
Bij follow-me printing wordt een printopdracht pas afgedrukt wanneer de medewerker zich bij de printer aanmeldt, bijvoorbeeld met een pas of badge.
Met follow-me printing besparen organisaties vaak 7% tot 15% op hun maandelijkse printvolume. Printopdrachten worden pas afgedrukt wanneer een medewerker zich bij de printer aanmeldt. Daardoor blijven er minder documenten liggen en worden minder afdrukken verspild door vergeten of dubbele printopdrachten.
7. Zet standaard afdrukken op zwart-wit
Kleurafdrukken zijn aanzienlijk duurder dan zwart-wit. Toch printen veel gebruikers standaard in kleur, ook wanneer dat geen toegevoegde waarde heeft. Een eenvoudige oplossing is om zwart-wit als standaardinstelling te gebruiken. Alleen wanneer kleur echt nodig is, kiest een medewerker hier bewust voor.
Sommige organisaties gaan nog een stap verder en beperken kleurprinten tot specifieke afdelingen waarvoor dit noodzakelijk is.
8. Automatiseer tonerbeheer
Tonerbeheer lijkt vaak een klein onderdeel van de printomgeving, maar kost in de praktijk meer tijd en aandacht dan veel organisaties beseffen. Toners moeten op tijd worden besteld, voorraden moeten worden gecontroleerd en zodra een printer onverwacht zonder toner komt te zitten, ontstaat er vaak direct een spoedsituatie.
Door het beheer van toners te automatiseren, voorkom je veel van deze handmatige werkzaamheden. Printers geven dan automatisch door wanneer een toner bijna leeg raakt, waardoor nieuwe verbruiksmaterialen op tijd worden geleverd. Hierdoor neemt de kans op spoedbestellingen af en hoeven IT en inkoop minder tijd te besteden aan het monitoren van voorraden.
Daarnaast voorkomt automatische tonerlevering dat er grote voorraden worden aangelegd die uiteindelijk niet worden gebruikt. In veel organisaties liggen nog ongeopende toners in kasten voor printers die inmiddels zijn vervangen. Door alleen te leveren wat daadwerkelijk nodig is, houd je de voorraad beperkt en voorkom je onnodige kosten.
9. Maak duidelijke printafspraken
Technische oplossingen kunnen veel opleveren, maar uiteindelijk bepalen medewerkers voor een groot deel hoeveel er wordt geprint. Daarom is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over het gebruik van printers binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan wanneer kleurprinten echt nodig is, welke documenten digitaal kunnen blijven en wanneer standaard dubbelzijdig wordt geprint.
Deze afspraken hoeven niet ingewikkeld te zijn. Door per afdeling te kijken wat nodig is, voorkom je onnodige kosten zonder dat medewerkers worden beperkt in hun werkzaamheden. Sommige teams hebben kleur nodig, terwijl dat voor andere afdelingen nauwelijks toegevoegde waarde heeft. Wanneer medewerkers begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, ontstaat er meer bewustzijn rondom printgedrag. Dat zorgt vaak voor een blijvende kostenbesparing, zonder dat daar extra techniek voor nodig is.
10. Houd contracten en looptijden scherp in de gaten
Veel organisaties besteden veel aandacht aan softwarelicenties en abonnementen, maar printercontracten verdwijnen vaak naar de achtergrond. Daardoor worden overeenkomsten automatisch verlengd, terwijl de organisatie inmiddels een andere printbehoefte heeft of er betere voorwaarden beschikbaar zijn.
Juist op het moment dat een contract afloopt, ontstaat er ruimte om opnieuw te kijken naar het aantal printers, het daadwerkelijke printvolume en de kosten die daarbij horen. Misschien zijn er inmiddels minder apparaten nodig, zijn de printvolumes gedaald of past een andere contractvorm beter bij de huidige situatie. Zorg daarom dat einddatums en opzegtermijnen goed worden vastgelegd en plan regelmatig een evaluatiemoment in. Zo voorkom je dat je onnodig vastzit aan oude afspraken en behoud je de flexibiliteit om de printomgeving aan te passen wanneer de behoeften van de organisatie veranderen. Dat levert niet alleen meer keuzevrijheid op, maar kan ook direct bijdragen aan lagere printkosten.
Samengevat: de grootste besparing zit vaak in overzicht
De meeste organisaties besparen niet door één grote ingreep. De grootste winst ontstaat vaak door een combinatie van kleine verbeteringen.
Begin daarom met inzicht. Kijk hoeveel printers er werkelijk staan, wat ze kosten en hoe ze worden gebruikt. Pas daarna wordt duidelijk welke maatregelen voor jouw organisatie het meeste opleveren.
Want in veel gevallen blijkt dat de printomgeving niet te duur is door de printer zelf, maar door alles eromheen. En juist daar liggen vaak de grootste kansen om kosten te verlagen.
Heb je vragen over Managed Print Services of wil je weten welke oplossing het beste aansluit bij jouw organisatie? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder.
Deel dit artikel via
