Het afsluiten van een printercontract voor printers of multifunctionals is vaak een praktische keuze: je regelt de apparatuur, het onderhoud en de service in één keer. Maar wat als je situatie verandert? Kun je dan het contract aanpassen, verlagen of zelfs opzeggen? In deze blog leggen we uit wat er mogelijk is bij Adaptable, en waar je als organisatie rekening mee moet houden. 

Het servicecontract: flexibel en opzegbaar

Laten we beginnen met het servicecontract. Dit is het contract dat gaat over onderhoud, verbruiksartikelen, monteursbezoeken en alles wat nodig is om je machines draaiende te houden.
Bij Adaptable is dit contract volledig flexibel. Dat betekent: 

• Je hoeft het contract niet tussentijds aan te passen als je bijvoorbeeld minder print of een machine vervangt.
• Je kunt het contract ook opzeggen, mocht je overstappen naar een andere oplossing of je printvolume drastisch dalen. 

Wel is het goed om te weten dat wij tijdens de looptijd van het servicecontract investeringen doen in onderdelen en onderhoud om de kwaliteit van de machines te waarborgen. Denk aan het vervangen van slijtageonderdelen, het versturen van toners en het beschikbaar houden van technische ondersteuning. 

Daarom adviseren we: als je niet zeker weet hoe lang je de machines nodig hebt, kies dan voor een kortere looptijd van het servicecontract. Zo houd je de flexibiliteit, zonder dat je ons of jezelf onnodige kosten bezorgt. 

Het leasecontract: minder flexibel, tenzij je kiest voor refurbished

Het leasecontract is een ander verhaal. Dit gaat over de financiering van de machines zelf. Hier geldt: 

• Bij nieuwe devices is het leasecontract niet flexibel. Je zit vast aan de afgesproken looptijd en maandelijkse kosten. Dit komt doordat de leasemaatschappij het bedrag vooraf financiert en rekent op een vaste terugbetaling.
• Bij refurbished devices kunnen we wél flexibiliteit bieden in de huur. Denk aan kortere looptijden, de mogelijkheid om eerder te stoppen of om tussentijds te wisselen van apparatuur. 

Refurbished apparatuur biedt dus niet alleen een duurzaam alternatief, maar ook meer ruimte om mee te bewegen met je organisatiebehoeften.

Koopoptie: maximale vrijheid

Naast leasen kun je bij Adaptable ook gewoon kopen. Dit biedt meer flexibiliteit, omdat je dan zelf eigenaar bent van de apparatuur. Je bepaalt zelf hoe lang je de machines gebruikt, of je ze intern verplaatst, verkoopt of vervangt. Er zijn geen contractuele verplichtingen rondom looptijd of huur, en je bent vrij om het servicecontract aan te passen of stop te zetten wanneer dat nodig is.

Voor organisaties die graag volledige controle houden over hun hardware en investeringen, is kopen vaak een logische keuze. Zeker als je verwacht de apparatuur langere tijd te gebruiken of als je liever geen leaseverplichtingen aangaat. 

Wat betekent dit voor jouw printercontract als IT- of Finance manager?

Voor IT-managers is het prettig om te weten dat het servicecontract meebeweegt met de praktijk. Je hoeft niet bij elke wijziging in je printomgeving opnieuw te onderhandelen. Voor finance managers is het belangrijk om te beseffen dat leasecontracten minder flexibel zijn, tenzij je bewust kiest voor refurbished apparatuur of voor koop. 

Een paar tips: 

• Weet je niet zeker hoe lang je de apparatuur nodig hebt? Kies dan voor een kortere looptijd van het servicecontract.
• Verwacht je veranderingen in je organisatie? Overweeg refurbished apparatuur voor meer flexibiliteit in de lease.
• Wil je maximale vrijheid? Dan is kopen een goede optie: je bent eigenaar en bepaalt zelf wat je met de apparatuur doet. 

Tot slot

Een printercontract hoeft geen keurslijf te zijn. Bij Adaptable proberen we de balans te vinden tussen betrouwbaarheid en flexibiliteit. Het servicecontract biedt ruimte om mee te bewegen, het leasecontract is afhankelijk van het type apparatuur, en de koopoptie geeft je volledige vrijheid. Door vooraf goed na te denken over je behoeften en verwachtingen, voorkom je verrassingen en houd je grip op je printomgeving. 

Heb je vragen over jouw huidige printercontract of wil je advies over een nieuwe situatie? We denken graag met je mee.