Als je Managed Print Services (MPS) vergelijkt, zijn Canon, HP en Xerox allemaal betrouwbare keuzes. Voor de meeste kantooromgevingen zijn de verschillen in printkwaliteit, betrouwbaarheid en functionaliteiten tegenwoordig relatief klein. De beste keuze wordt daarom vaak niet bepaald door het printermerk, maar door de Managed Print Services-partner die de omgeving levert, beheert en ondersteunt.

Toch zijn er situaties waarin het merk wel degelijk een rol speelt. Zo staat HP bekend om zijn focus op beveiliging, biedt Canon sterke oplossingen voor documentprocessen en productieprint, en richt Xerox zich nadrukkelijk op documentbeheer en cloudintegraties.

De belangrijkste vraag voor IT-managers is daarom niet alleen welk printermerk het beste is, maar vooral welke partner ervoor zorgt dat de printomgeving ook op de lange termijn aansluit bij de behoeften van de organisatie. In dit artikel vergelijken we Canon, HP en Xerox en leggen we uit waar je werkelijk op moet letten bij het selecteren van een Managed Print Services-oplossing.

Zijn Canon, HP en Xerox vergelijkbaar?

Voor een groot deel wel. De printers van Canon, HP en Xerox behoren tot de gevestigde namen in de markt. Voor een gemiddelde kantooromgeving voldoen ze alle drie prima. Storingen komen minder vaak voor dan vroeger en de afdrukkwaliteit is bij alle drie op een hoog niveau.

Dat betekent niet dat er helemaal geen verschillen zijn.

 

• • HP profileert zich sterk op beveiliging. Organisaties die veel aandacht besteden aan security zien HP daarom regelmatig als een interessante keuze.

• • Canon legt veel nadruk op documentprocessen en biedt daarnaast oplossingen voor organisaties met specifieke eisen rondom productie- en grafisch printwerk.

• • Xerox richt zich ook sterk op documentbeheer en cloudoplossingen.

Voor de meeste organisaties zijn deze verschillen echter niet doorslaggevend. Zeker niet binnen een standaard kantooromgeving.

Wanneer wordt het merk wél belangrijk?

Het merk speelt een grotere rol zodra de printomgeving complexer wordt.

Denk bijvoorbeeld aan productieomgevingen met zeer hoge printvolumes, omgevingen waarin printwerk bedrijfskritisch is of organisaties met specialistische eisen aan kleurkwaliteit, zoals drukkerijen of grafische bedrijven.

In die situaties kan een specifieke leverancier beter aansluiten op de technische eisen van de organisatie.

Voor een gemiddelde MKB-organisatie of kantooromgeving ligt dat anders. Daar wordt de kwaliteit van de dienstverlening vaak veel belangrijker dan het logo op de printer.

Waarom de reseller vaak belangrijker is dan het merk

Dit is een onderdeel dat veel organisaties over het hoofd zien. Wanneer je als IT-manager een printercontract afsluit, werk je meestal niet rechtstreeks met Canon, HP of Xerox, maar met een reseller of Managed Print Services-partner. Die partij heeft uiteindelijk de grootste invloed op jouw dagelijkse ervaring. Zij bepalen hoe snel storingen worden opgelost, hoe flexibel wordt omgegaan met veranderingen in je organisatie en in welke mate er proactief wordt meegedacht over verbeteringen.

Ook de kwaliteit van de dienstverlening en de aandacht die je als klant krijgt, worden grotendeels bepaald door de partner die achter de printers staat. Daardoor kunnen twee organisaties exact dezelfde printers gebruiken, maar toch een heel andere ervaring hebben.

Juist daarom is de keuze voor een Managed Print Services-partner vaak belangrijker dan de keuze voor het merk zelf.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een Managed Print Services-partner?

1. Hoe flexibel is de dienstverlening?

Printvolumes veranderen. Veel organisaties printen minder dan vijf jaar geleden. Tegelijkertijd ontstaan er nieuwe behoeften rondom hybride werken, digitalisering en documentbeheer. Vraag daarom niet alleen hoe de situatie vandaag wordt ingericht, maar ook hoe flexibel de dienstverlening over twee of drie jaar nog is.

Kan een contract worden aangepast als er minder wordt geprint? Kan de omgeving meegroeien met nieuwe locaties? Zijn er mogelijkheden om andere werkplekdiensten toe te voegen? Dat zijn vaak belangrijkere vragen dan de specificaties van een printer.

2. Heeft de partner de service in eigen beheer?

Een belangrijk aandachtspunt is de serviceorganisatie. Sommige resellers beschikken over eigen servicemonteurs. Andere partijen zijn afhankelijk van de fabrikant. Dat lijkt een detail, maar kan grote gevolgen hebben voor de snelheid waarmee problemen worden opgelost.

Een partner met een eigen serviceorganisatie heeft vaak meer controle over de dienstverlening. Daardoor kunnen problemen sneller worden opgepakt en is er minder afhankelijkheid van externe partijen.

Vraag daarom altijd hoe de dienstverlening en service precies zijn georganiseerd.

3. Hoeveel kennis heeft de partner van jouw organisatie?

Een goede Managed Print Services-partner kijkt verder dan printers alleen. De beste gesprekken gaan niet over toners, afdruksnelheden of papierladen. Ze gaan over gebruikers, processen en de manier waarop medewerkers werken.

Een partner die begrijpt hoe jouw organisatie functioneert, kan vaak betere oplossingen aandragen dan een leverancier die uitsluitend naar print kijkt.

Voor sommige organisaties is een gespecialiseerde printpartij de beste keuze. Voor anderen is juist een bredere IT-partner aantrekkelijker, omdat die ook kan ondersteunen bij werkplekken, devices, vergaderoplossingen of mobiliteit.

Welke keuze het beste is, hangt natuurlijk af van jouw situatie.

4. Hoe zijn de contracten opgebouwd?

Kijk niet alleen naar de maandprijs, maar ook naar de voorwaarden achter het contract. Let op de looptijd, de opzegtermijn en eventuele automatische verlengingen. Een meerjarig contract is niet ongebruikelijk, maar het moet wel duidelijk zijn wanneer en onder welke voorwaarden je kunt opzeggen of verlengen.

Controleer daarnaast hoe prijsverhogingen zijn geregeld. Een indexering kan logisch zijn, maar die moet wel eerlijk, transparant en controleerbaar zijn. Vraag jezelf bij het lezen van het contract af: begrijp ik wat hier staat? Als niet direct duidelijk is wat inbegrepen is, wanneer extra kosten ontstaan of hoe prijzen worden aangepast, is aanvullende uitleg geen overbodige luxe.

5. Wat zeggen bestaande klanten?

Vrijwel iedere leverancier heeft tevreden klanten en kan referenties laten zien. Daarom loont het om verder te kijken dan een lijst met klantlogo’s of een standaardreferentiegesprek. Vraag bijvoorbeeld hoe lang klanten al samenwerken met de leverancier, waarom ze die samenwerking voortzetten en welke uitdagingen er in de praktijk zijn opgelost.

Minstens zo interessant is hoe een leverancier omgaat met specifieke wensen of veranderingen binnen een organisatie. Een goede partner levert niet alleen wat is afgesproken, maar denkt ook mee wanneer behoeften veranderen. Juist die ervaringen zeggen vaak meer over de kwaliteit van de dienstverlening dan een indrukwekkende klantenlijst.

Dus: Canon, HP of Xerox?

Als je een gemiddelde kantooromgeving hebt, dan zijn Canon, HP en Xerox allemaal serieuze opties. De kans is groot dat je met elk van deze merken een betrouwbare printomgeving kunt neerzetten.

De vraag is daarom niet zozeer welk printermerk je moet kiezen, maar welke partner ervoor zorgt dat je printomgeving ook over een paar jaar nog aansluit op de behoeften van je organisatie.

De kwaliteit van de dienstverlening, de flexibiliteit van het contract, de snelheid van support en de kennis van jouw organisatie hebben vaak veel meer invloed op de tevredenheid van gebruikers dan het merk dat op de printer staat.

Voor IT-managers die een Managed Print Services-partner selecteren, ligt daar dan ook de echte uitdaging. Niet in het kiezen van de beste printer, maar in het kiezen van de juiste partner achter die printer.

Heb je vragen over Managed Print Services of wil je weten welke oplossing het beste aansluit bij jouw organisatie? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder. Bezoek ook onze pagina over Managed Print Services.