Steeds vaker krijgen we signalen dat de printindustrie door klanten worden gezien als een cowboymarkt. Bedrijven geven aan zich misleid te voelen door onduidelijke voorwaarden en verborgen kosten in hun printcontracten. Print is uitgegroeid tot een markt waar leveranciers klanten via contracten en voorwaarden willen binden in plaats van tevredenheid en prestatie.

Het is duidelijk: deze praktijken komen steeds vaker naar boven. Enerzijds jammer, anderzijds een bevestiging dat we met onze visie op één lijn zitten met de klant. Zo geloven wij in een transparante aanpak, eerlijk zakendoen en een samenwerking waarin we echt waarde toevoegen voor de klant. Daarom geven we je inzicht in de valkuilen die bedrijven vaak tegenkomen, waar ze regelmatig mee worstelen.

1. Indexering, de vage begrippen

Indexering. Klinkt mooi, maar wat houdt het precies in? Vaak wordt in printcontracten een indexeringsclausule opgenomen, die de prijs op jaarbasis verhoogt. Maar hoe eerlijk is die verhoging? Wat wordt er geïndexeerd en op basis waarvan? En hoeveel keer per jaar? Denk aan inflatie, al is de werkelijke verhoging vaak een veelvoud van de inflatie. Bovendien zijn er partijen die zowel de lease als het onderhoudscontract indexeren. Of het zogenaamde all-in-contract. Het is dus essentieel om vooraf kritisch te zijn op de ‘indexering’ in jouw contract. Het kan zomaar betekenen dat je na een paar jaar veel meer betaalt dan oorspronkelijk afgesproken.

Tip: Zorg ervoor dat je geen all-in-contract afsluit aangezien de indexatie dan zowel over het lease als het onderhoudsbedrag gaat. Vraag om een separate leaseovereenkomst waar geen indexatie op wordt toegepast (is ook logisch want daar is al rente over berekend) en een separate onderhoudsovereenkomst waar 1 keer per jaar over geïndexeerd mag worden (voor de leveranciers stijgen immers ook alle kosten).

Let op dat het leasebedrag hetzelfde bedrag blijft van de eerste t/m de laatste factuur. Dit bedrag is vast en kan niet veranderen gedurende looptijd.

Tip: Stem de indexatie af die reëel is en te controleren. Denk bijvoorbeeld aan de CPI (Consumenten Prijzen Index) van het CBS. Dit is een inflatiecijfer.

2. Contractverlenging. Ben jij wel geïnformeerd?

Wist jij dat je vaak onbewust vast zit aan je contract, zonder dat je het door hebt? Printcontracten verlengen zich vaak automatisch als je er niet actief iets van zegt. Vervelend, toch? Veel bedrijven maken gebruik van dit soort kleine lettertjes om je vast te zetten. Wees altijd goed geïnformeerd over de einddatum van je contract en weet wanneer je tijdig op moet zeggen (sommige leveranciers hanteren een opzegtermijn van 12 maanden!). Het zou niet de eerste keer zijn dat klanten vast komen te zitten met verlengingen die ze eigenlijk niet wilden. We zien ook dat leveranciers klanten nog steeds proberen te verlengen met de oorspronkelijke looptijd van het eerdere contract. Dat betekent dat je met de ‘oude’ apparatuur nog eens 5 of 6 jaar door moet. De enige reden dat leveranciers dit doen is voor eigen gewin. Op deze manier maken ze het haast onmogelijk voor klanten om van leverancier te veranderen. De afkoopsom van de verlenging is dan te hoog

Tip: Mocht je te laat zijn met opzeggen en een verlenging met de oorspronkelijke looptijd hebben gekregen dan kun je met deze jurisprudentie proberen je huidige leverancier te overtuigen om de verlenging te laten varen.

Tip: Stem een eerlijke opzegtermijn af. Voor lease is dit 3 maanden en voor een onderhoudscontract tussen de 3 en 6 maanden voor het einde van het contract. Het onderhoudscontract is iets langer omdat de leverancier soms nog met voorraden zit. Dan is het prettig dat ze het op tijd horen zodat ze de voorraad eventueel kunnen afbouwen.

Tip: Een stilzwijgende verlenging voorkomen is niet zo moeilijk en kan zelfs zonder discussie met een leverancier. Stuur direct na de installatie een opzegbrief per einde looptijd. Vraag bij ons eventueel een voorbeeldbrief. Stuur deze zowel naar de leasemaatschappij als de leverancier. Zo zit je nergens ongewenst langer aan vast.

Tip: Zet in je agenda een herinnering dat je een opzegbrief moet sturen, dan vergeet je het niet.

3. Betaal jij voor wat je gebruikt? Of voor wat je hebt afgesproken?

Betaal jij maandelijks een vast bedrag voor je printoplossing? Mooi, maar hoe zit het met eventuele extra kosten als je daadwerkelijke printvolume afwijkt? Veel bedrijven zetten je vast op een bepaald aantal afdrukken per maand. Het lijkt goedkoop, maar kan je onaangenaam verrassen.

Weet wat er gebeurt als je onder het afgesproken volume komt. Krijg je dan geld terug, of word je verplicht om toch te betalen voor het afgesproken volume? De regie moet bij jou liggen. Als je printvolumes afnemen door veranderingen in processen, zorg dan dat je daarvan kunt profiteren. Kies voor een contract dat je volledige flexibiliteit biedt en je alleen laat betalen voor wat je daadwerkelijk afdrukt. Zo voorkom je dat je vastzit aan een verouderd contract en kun je eenvoudig inspelen op veranderingen.

Tip: Spreek geen vast volumes per periode af. Ook niet als de leverancier aangeeft de minder afdrukken te verrekenen. Dit lijkt op flexibiliteit. Echter worden minder afdrukken vaak per jaar achteraf en soms zelfs tegen lagere tarieven verrekend. Dit is natuurlijk niet overzichtelijk voor de klant.

Tip: Naast het verrekenen van de ‘minderafdrukken’ zijn er ook leveranciers die aanbieden om het contract continu aan te passen aan het dan geldende volume. Dit lijkt interessant. Echter zit hier vaak een verlenging van het contract of een ongunstige aanpassing van de afdrukken aan vast.

Tip: Spreek een zogenaamd nulvolume contract af waarbij je alleen de afdrukken betaalt die je daadwerkelijk hebt gemaakt. Dit is overzichtelijk en direct controleerbaar door de klant. Tevens profiteert de klant direct van iedere besparing op prints door bijvoorbeeld digitalisering.

4. Verborgen kosten en onduidelijke prijsmodellen

Wat veel printleveranciers je niet vertellen? De verborgen kosten en ondoorzichtige prijsmodellen die je flink kunnen verrassen. Veel printbedrijven bieden aantrekkelijke deals aan. Zodra je het contract ondertekent, komen er ineens allerlei kosten om de hoek kijken. Denk aan onderhoud, inkt of toner, levering van materialen. Denk ook aan het betalen voor scans die gemaakt worden. Je hebt geen idee wat je echt betaalt en krijgt vaak allerlei extra kosten voor je voeten geworpen die je niet had voorzien. Met als gevolg een serieuze kater als je de uiteindelijke factuur ontvangt.

Tip: Zorg dat je niet betaalt voor scans. Sommige bedrijven laten je betalen voor scan. Soms zelfs tegen dezelfde tarieven als voor een afdruk of kopie.

Tip: Soms worden transportkosten voor verbruiksmaterialen doorbelast terwijl de klant dat niet van te voren wist. Zorg dat dit vooraf helder is. Normaal gesproken zijn die verdisconteerd in de afdrukprijs.

Tip: Sommige bedrijven betalen een afdrukprijs maar moeten tevens de toners afrekenen (voor bijvoorbeeld kleur). Dit hoort in een afdrukprijs verdisconteerd te zijn, zodat je geen extra kosten hebt achteraf.

5. Inkoop en onderhoud, een doolhof van keuzes

De printmarkt lijkt vaak een jungle van complexe keuzes: printers, inktcartridges, onderhoudscontracten… Sommige printleveranciers maken er een ondoorzichtig doolhof van, waar het moeilijk is om je weg te vinden. Maar het hoeft allemaal niet zo spannend te zijn. Wanneer er transparantie wordt geboden, is het eenvoudig. Een hardware- of softwareoplossing kan gewoon gekocht of geleased worden. Tel daarbij een onderhoudscontract op dat uit een klein vast bedrag per maand bestaat. Iets wat je vaak maar een paar euro kost. En de kosten voor afdrukken? Die betaal je per pagina, zowel voor zwart-wit als kleur.

Door deze eenvoud te omarmen, voorkom je dat je vastzit aan ondoorzichtige modellen of dure adviesbureaus die je in de veronderstelling brengen dat ze je kosten besparen, terwijl ze vaak alleen maar de kosten verhogen. Ze realiseren besparingen op ‘oude’ contracten. Die besparing kun je eenvoudig realiseren door een simpele offerte uitvraag op te stellen. We moeten het niet moeilijker maken dan dat het is. Is dit daadwerkelijk 25% van de besparing waard? Zeker in de mkb markt is dit niet moeilijk (een checklist volgt in een latere blog). Bij Europese Aanbestedingen en grote onderhandse aanbestedingen is het logischer een expert in te huren om alle wet/regelgeving te toetsen en na te leven. Mocht je toch een adviseur willen inzetten kies dan voor een vast bedrag om het offertetraject te begeleiden. De trajecten zijn veelal hetzelfde qua structuur en opzet, waardoor het aantal uren beperkt kan blijven.

Het is dus belangrijk om te kiezen voor een transparante oplossing waar je precies weet waar je voor betaalt, zonder verborgen kosten of onduidelijke contracten.

Het is tijd om die valkuilen te vermijden en ervoor te zorgen dat jouw printcontract echt voor jou werkt. Geen onduidelijkheden of verstopte kosten, maar gewoon duidelijke en eerlijke afspraken. Zo simpel kan het zijn.