Microsoft Teams biedt twee licenties voor vergaderruimtes: Teams Rooms Basic en Teams Rooms Pro. Welke licentie je nodig hebt, hangt af van het aantal vergaderruimtes, de gewenste beheerfunctionaliteiten en de manier waarop je hybride vergaderen binnen je organisatie inzet.

Het korte antwoord: heb je maximaal 25 vergaderruimtes en gebruik je Teams Rooms voor standaard vergaderingen? Dan is Teams Rooms Basic vaak voldoende. Gebruik je RoomPanels, meerdere schermen of camera’s, wil je vergaderruimtes centraal beheren of beheer je meer dan 25 ruimtes? Dan heb je doorgaans Teams Rooms Pro nodig.

Hoewel beide licenties het mogelijk maken om Teams-vergaderingen te organiseren en eraan deel te nemen, zijn er belangrijke verschillen op het gebied van beheer, monitoring, beveiliging, AI-functionaliteiten en schaalbaarheid. Kies je de verkeerde licentie, dan betaal je mogelijk voor functionaliteiten die je niet gebruikt of loop je juist essentiële mogelijkheden mis.

In dit artikel leggen we uit wat Microsoft Teams Rooms Basic en Pro precies zijn, wat de belangrijkste verschillen zijn en wanneer welke licentie het beste past bij jouw organisatie.

Wat is een Microsoft Teams Room?

Een Microsoft Teams Room is een professionele vergaderruimte die speciaal is ingericht voor hybride vergaderen. Denk aan een vaste combinatie van een scherm, camera, speakers, microfoons en een bedieningspaneel waarmee je met één druk op de knop een vergadering start.

Het doel is simpel: deelnemers in de vergaderruimte en deelnemers op afstand moeten optimaal kunnen samenwerken, ongeacht waar zij zich bevinden.

Voor iedere Teams Room is een aparte Microsoft Teams Rooms-licentie nodig. Daarbij heb je de keuze tussen een Teams Rooms Basic-licentie en een Teams Rooms Pro-licentie.

Wat is Microsoft Teams Rooms Basic?

Microsoft Teams Rooms Basic is geschikt voor organisaties met maximaal 25 vergaderruimtes. Tot dit aantal kan de Basic-licentie kosteloos worden gebruikt. Teams Rooms Basic ondersteunt maximaal 25 vergaderruimtes per organisatie. Heb je meer ruimtes nodig, dan zijn aanvullende Teams Rooms Pro-licenties vereist.

Deze licentie bevat de belangrijkste functionaliteiten die nodig zijn om Teams-vergaderingen te organiseren en hieraan deel te nemen. Voor veel kleinere organisaties of organisaties met een beperkt aantal vergaderruimtes is dit voldoende.

Met Teams Rooms Basic kun je onder andere:

• Teams-vergaderingen plannen en starten
• Direct deelnemen aan vergaderingen met één druk op de knop
• Agenda-integratie gebruiken via Exchange Online
• Schermen delen tijdens vergaderingen
• Audio- en videofunctionaliteiten van de vergaderruimte benutten

Voor organisaties met enkele standaard vergaderruimtes zonder complexe beheerwensen biedt Basic vaak alles wat nodig is.

Wat is Microsoft Teams Rooms Pro?

Microsoft Teams Rooms Pro is ontwikkeld voor organisaties die meer uit hun vergaderruimtes willen halen.

Naast alle functies van Basic bevat Pro uitgebreide beheer-, beveiligings- en AI-functionaliteiten. Hierdoor wordt het eenvoudiger om meerdere vergaderruimtes centraal te beheren en optimaal gebruik te maken van moderne hybride vergadertechnologie.

Met Teams Rooms Pro krijg je onder andere:

• Geavanceerd beheer van vergaderruimtes
• Remote monitoring en rapportages
• Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden
• AI-functies voor betere vergaderervaringen
• Ondersteuning voor grotere en complexere omgevingen
• Automatische software-updates en beheerfuncties
• Gedetailleerde inzichten in het gebruik van vergaderruimtes
• Ondersteuning voor RoomPanels in combinatie met Teams Rooms-systemen
• Ondersteuning voor meerdere camera’s in één vergaderruimte
• Ondersteuning voor meerdere schermen binnen vergaderruimtes
• Mogelijkheid om gepersonaliseerde achtergronden en branding toe te passen

Voor organisaties die afhankelijk zijn van hybride samenwerking is Pro vaak de meest
toekomstbestendige keuze.

Wanneer kies je wat?

Teams Rooms Basic is vaak voldoende voor organisaties met maximaal 25 vergaderruimtes die voornamelijk standaard Teams-vergaderingen organiseren. Denk aan een mkb-bedrijf met één of enkele vergaderruimtes.

Teams Rooms Pro is de beste keuze wanneer je meerdere locaties beheert, gebruikmaakt van RoomPanels, meerdere schermen of camera’s inzet of behoefte hebt aan centraal beheer en uitgebreide rapportages. Een goed voorbeeld hiervan is een organisatie met meerdere vestigingen en verschillende vergaderruimtes die centraal beheerd moeten worden.

Functionaliteit	Teams Rooms Basic	Teams Rooms Pro
Teams-vergaderingen starten	✅	✅
Agenda-integratie	✅	✅
Scherm delen	✅	✅
Maximaal 25 ruimtes	✅	✅
Meer dan 25 ruimtes	❌	✅
Centraal beheer	Beperkt	✅
RoomPanels combineren met Teams Rooms	❌	✅
Meerdere camera’s	❌	✅
Meerdere schermen	❌	✅
Gepersonaliseerde achtergronden	❌	✅
AI-functionaliteiten	Beperkt	✅
Geavanceerde rapportages	❌	✅

Welke licentie kiezen de meeste organisaties?

In de praktijk zien we dat kleinere organisaties vaak starten met Teams Rooms Basic, terwijl middelgrote en grotere organisaties meestal kiezen voor Teams Rooms Pro.

Dat komt niet alleen door het aantal vergaderruimtes. Ook de groeiambities spelen een rol. Veel organisaties willen in de toekomst meer vergaderruimtes toevoegen of gebruikmaken van nieuwe AI-functionaliteiten binnen Microsoft Teams.

In zulke situaties blijkt Pro vaak de meest logische keuze.

Waar moet je nog meer op letten?

De benodigde licentie wordt niet alleen bepaald door de grootte van je organisatie. Ook de manier waarop je vergaderruimtes gebruikt, beheert en in de toekomst wilt uitbreiden, speelt een belangrijke rol.

Voordat je een keuze maakt tussen Teams Rooms Basic en Pro, is het verstandig om naar een aantal zaken te kijken:

• Hoeveel vergaderruimtes je hebt
• Of deze ruimtes zich op één of meerdere locaties bevinden
• Hoe uitgebreid het beheer van de vergaderruimtes moet zijn
• Of je verwacht in de toekomst extra ruimtes toe te voegen
• Of je gebruik wilt maken van Copilot- en andere AI-functionaliteiten
• Welke beveiligings- en compliance-eisen binnen jouw organisatie gelden

Het is daarbij verstandig om niet alleen naar de huidige situatie te kijken. Een licentie die vandaag nog prima voldoet, kan bij groei van de organisatie of een toenemende afhankelijkheid van hybride vergaderen binnen enkele jaren te beperkt blijken. Daarom loont het om ook je toekomstige wensen en plannen mee te nemen in de keuze.

Gebruik je alleen een RoomPanel?

Niet iedere vergaderruimte heeft een volledige Teams Room-oplossing. Gebruik je uitsluitend een ruimtereserveringspaneel, zoals een Yealink RoomPanel, om vergaderruimtes te reserveren? Dan is een Microsoft Teams Shared Device License vaak voldoende.

Gebruik je het RoomPanel echter in combinatie met een Microsoft Teams Room-systeem voor hybride vergaderen, dan is een Teams Rooms Pro-licentie vereist.

Waar kun je Microsoft Teams Rooms Basic en Pro aanschaffen?

Microsoft Teams Rooms Basic en Pro-licenties zijn verkrijgbaar via Microsoft-gecertificeerde IT-partners en Microsoft Cloud Solution Providers (CSP’s). Zij kunnen niet alleen de juiste licenties leveren, maar ook adviseren over de inrichting, het beheer en de beveiliging van je vergaderruimtes.

Vooral bij grotere omgevingen met meerdere vergaderruimtes is het verstandig om samen te werken met een partner die ervaring heeft met Microsoft Teams Rooms. Zo weet je zeker dat de licenties, hardware en beheeromgeving goed op elkaar aansluiten.

Laat je bij de keuze niet alleen leiden door de licentieprijs. De juiste combinatie van hardware, inrichting, beheer en ondersteuning bepaalt uiteindelijk hoe succesvol je hybride vergaderomgeving functioneert.

Conclusie

Voor organisaties met een beperkt aantal vergaderruimtes en eenvoudige vergaderbehoeften is Teams Rooms Basic vaak voldoende. Zodra je gebruikmaakt van RoomPanels, meerdere schermen of camera’s, uitgebreide beheerfuncties nodig hebt of meer dan 25 vergaderruimtes beheert, is Teams Rooms Pro de logische keuze.

Twijfel je welke licentie het beste past bij jouw organisatie? Neem gerust contact op met ons. We kijken graag mee naar je situatie en laten je in een van onze Experience Centers zien welke Teams Rooms-oplossing en licentie het beste aansluiten op jouw wensen.