Veel organisaties onderschatten de complexiteit van het inrichten van een vergaderruimte. Het lijkt simpel: een scherm, een camera en klaar. Maar achter die zichtbare hardware schuilen kosten die vaak pas later opduiken. In deze blog ontdek je welke kosten je niet mag vergeten.

De zichtbare kosten: hardware en inrichting

Dit zijn de kosten waar je natuurlijk direct rekening mee houdt. Schermen, camera’s, microfoons en speakers vormen de basis. Afhankelijk van de grootte van de ruimte heb je verschillende oplossingen nodig. Een kleine ruimte kan volstaan met een videobar, terwijl grotere ruimtes extra microfoons en speakers vereisen.

Verborgen kosten bij een vergaderruimte

Voordat je aan de slag gaat, is het belangrijk om een compleet beeld te hebben van wat er komt kijken bij het inrichten van een vergaderruimte. Het kostenplaatje omvat veel meer dan alleen hardware en meubilair. Kosten die vaak over het hoofd worden gezien, maar wel essentieel zijn voor een goed functionerende ruimte. Hieronder zetten we alle mogelijke kosten voor je op een rij, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bouwkundige aanpassingen

Heb je een stevige wand om het scherm op te hangen? Bij gipswanden is vaak extra versteviging nodig. Ook het netjes wegwerken van kabels vraagt om sleuven en stucwerk. Dit zijn kosten die vaak niet in het initiële budget zitten.

Stroom- en datapunten

Een vergaderruimte werkt niet zonder stroom en internet. Extra stopcontacten, datapunten en bekabeling zijn cruciaal. Vergeet ook niet stroomvoorziening op de tafel voor laptops.

Kabelmanagement

Wil je een nette afwerking? Dan heb je kabelgoten of loze leidingen nodig van de tafel naar het scherm. Dit voorkomt losse kabels en struikelgevaar.

Licenties en software

Voor Microsoft Teams Rooms heb je licenties nodig. Tot 25 ruimtes is er een gratis variant, maar daarboven betaal je €37 per maand per ruimte. Extra schermen of AI-functionaliteit (zoals automatische notulen en actiepunten) vereisen ook een Pro-licentie.

Samenwerking met meerdere partijen

Het inrichten van een vergaderruimte is teamwork. IT, facilitair, elektriciens en bouw moeten samenwerken om alles goed te regelen. Vergeet deze coördinatie niet in je planning.

 

AI en toekomstbestendigheid

Wil je AI inzetten voor transcripties en actiepunten? Dan heb je extra licenties nodig. Dit kan vergaderingen slimmer maken, maar brengt ook kosten met zich mee.

Conclusie

Het inrichten van een vergaderruimte is meer dan hardware kopen. Bouwkundige aanpassingen, bekabeling, licenties en samenwerking maken het complex.

Wil je aan de slag met het inrichten een vergaderruimte en heb je advies nodig? Maak een afspraak en bezoek ons Experience Center. Hier kun je verschillende vergadersets uitproberen.