In veel vergaderruimtes staat hij nog: de papieren flipover. Handig, vertrouwd en snel gepakt. Maar steeds vaker stellen IT‑ en facilitair managers zich dezelfde vraag: past dit hulpmiddel nog bij de manier waarop we vandaag werken?

Hybride vergaderen, informatiebeveiliging en duurzaamheid spelen een steeds grotere rol. In dat licht is het logisch dat digitale alternatieven, zoals de digitale flipover (zoals de Samsung Flip), vaker worden overwogen. Hieronder zetten we de belangrijkste overwegingen op een rij.

Papier lijkt simpel, maar brengt verborgen nadelen met zich mee

Een papieren flipover oogt goedkoop en laagdrempelig, maar kent in de dagelijkse praktijk duidelijke nadelen:

• Doorlopende kosten
  Papier, kleurrijke stiften en blokken moeten steeds opnieuw worden vervangen. Zeker bij intensief gebruik lopen die kosten ongemerkt op.
• Milieubelasting
  Papierverbruik en wegwerpstiften passen steeds minder bij organisaties die duurzaamheid serieus nemen.
• Informatie blijft achter in de ruimte
  In veel vergaderruimtes blijven gebruikte flipvellen hangen of liggen. Dat betekent dat vertrouwelijke informatie voor iedereen zichtbaar kan zijn die de ruimte daarna betreedt. Denk bijvoorbeeld aan strategie, cijfers of besluiten.

Dat laatste punt wordt vaak onderschat, maar is juist voor IT‑ en facilitair managers relevant: gevoelige informatie hoort niet onbeheerd in een vergaderruimte te blijven hangen.

Digitale aantekeningen zonder informatielekken

Met de digitale flipover werk je nog steeds zoals mensen gewend zijn: schrijven, tekenen en schetsen tijdens een overleg. Het verschil zit in wat er daarna gebeurt.

Aantekeningen kunnen direct worden opgeslagen en op een laagdrempelige manier worden gedeeld met collega’s. Denk aan versturen via e-mail, het scannen van een QR-code waarna het bestand direct op een mobiel apparaat verschijnt, of delen via bedrijfsplatformen zoals OneDrive. Allemaal binnen de geldende securityrichtlijnen.

Daarna kan de inhoud volledig van het scherm worden verwijderd. Er blijft dus geen informatie achter in de ruimte, terwijl alles wél beschikbaar blijft voor opvolging. Dat sluit beter aan bij interne beveiligingsrichtlijnen en bij de realiteit van samenwerken over meerdere locaties.

Van flipover naar volwaardig beeldscherm

Een belangrijk verschil met papier: de digitale flipover kan ook fungeren als een beeldscherm. Zo kun je bijvoorbeeld een presentatie tonen vanaf een laptop (draadloos of met kabel). Daarbij kun je aantekeningen maken óver die presentatie heen. Dit scherm kun je op verschillende plekken in het gebouw inzetten.

Voor facilitair managers is dat interessant, omdat één apparaat meerdere functies vervult. Zeker in combinatie met een verrijdbare standaard kan de digitale flipover flexibel worden ingezet: van vergaderruimte tot projectruimte of zelfs in een kantine of werkvloeromgeving.

Hybride werken vraagt om hybride hulpmiddelen

Papieren flipovers werken prima zolang iedereen fysiek in dezelfde ruimte zit. Maar zodra er collega’s online aansluiten, ontstaan er problemen. Zo geeft een camera op papier slechte leesbaarheid. In de praktijk blijkt dat iemand al snel voor het vel staat. Of details verdwijnen uit beeld.

De digitale flipover kan het scherm rechtstreeks delen in een Teams‑sessie, net zoals je het scherm van een laptop deelt. Voor deelnemers op afstand is alles goed leesbaar, in real time.

Een belangrijk verschil met Microsoft Whiteboard (de digitale gezamenlijke tekentafel van Microsoft) is dat het delen van het Flip‑scherm geen domeinbeperkingen kent. Externe deelnemers zien hetzelfde beeld, zonder dat IT extra rechten hoeft open te zetten.

Past dit bij vergaderen, werkplekken… of allebei?

In gesprekken met organisaties blijkt steeds weer: het hangt af van het doel van de ruimte. Een paar voorbeelden:

• Presentatiegericht overleg. Eén regulier scherm kan genoeg zijn.
• Brainstorm‑ en projectsessies. Schrijven, tekenen en samenwerken is essentieel.
• Hybride meetings. Visuele input moet ook online goed zichtbaar zijn.

In die gevallen voegt een digitale flipover echt iets toe. Niet als extra gadget, maar als hulpmiddel dat past bij hoe mensen samenwerken.

Ook buiten vergaderruimtes wordt de digitale flipover gebruikt, bijvoorbeeld op een projectafdeling, in een servicedesk‑ of callcenteromgeving, of als verrijdbaar scherm dat door het gebouw gaat. Zo is de Flip binnen de hele organisatie en voor meerdere doelen in te zetten.

Kosten: geen experiment meer

Waar digitale flipovers eerder vooral als een flinke investering werden gezien, is de verhouding inmiddels veranderd. De prijs ligt tegenwoordig niet meer ver boven die van een standaard professioneel scherm.

Belangrijker nog: het is geen losse oplossing, maar een combinatie van flipover, whiteboard, presentatiescherm en hulpmiddel voor hybride samenwerking.
Dat maakt het makkelijker om de investering te verantwoorden vanuit zowel IT als facilitair oogpunt.

Conclusie

De eerste vraag moet niet zijn: ‘Willen we een de digitale flipover?’ Stel jezelf juist vragen als:

• Wat doen mensen in deze ruimte?
• Moeten inzichten worden vastgelegd en gedeeld?
• Sluiten collega’s vaak online aan?
• Hoe gaan we om met vertrouwelijke informatie?

Pas als dat helder is, weet je of papier nog volstaat. Of dat een digitale flip daadwerkelijk beter past bij de manier waarop jouw organisatie werkt.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog aanvullende vragen? Wil je een demo van de digitale flipover? Neem dan contact met ons op