Vergaderruimtes zijn kostbare vierkante meters. Toch gebeurt het maar al te vaak: een ruimte is gereserveerd, maar niemand komt opdagen. De ruimte blijft leeg, terwijl collega’s op zoek zijn naar een plek om te overleggen. Dit fenomeen noemen we ook wel een ‘ghostmeeting’. Ghostmeetings zorgen voor frustratie, inefficiënt gebruik van kantoorruimte en onnodige kosten. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing: het roompanel.

In deze blog leg ik uit waarom een roompanel dé tool is voor IT-managers, facilitair managers, office managers, receptionistes en directies die grip willen krijgen op hun vergaderruimtes.

Wat is een roompanel?

Een roompanel is een digitaal scherm dat je bij de ingang van een vergaderruimte bevestigt. Het toont in één oogopslag of de ruimte vrij of bezet is, welke meeting er gepland staat en hoe lang deze duurt. Maar het gaat verder dan alleen informatie tonen. Een roompanel biedt ook slimme functies die ghostmeetings juist voorkomen.

1. Direct inzicht: is de ruimte vrij of bezet?

Met een roompanel hoef je niet meer op goed geluk een deur open te trekken. Je ziet direct of een ruimte beschikbaar is. Dit voorkomt onnodige onderbrekingen en maakt het makkelijker om snel een vrije ruimte te vinden.

Voor facilitair managers betekent dit minder klachten over ‘nooit beschikbare’ vergaderruimtes. Voor IT-managers is het een stap richting een slimmer, efficiënter gebouwbeheer.

2. Incheckfunctie: bevestig je aanwezigheid

Een van de krachtigste functies van een roompanel is de incheckfunctie. Zodra je de ruimte betreedt, kun je via het scherm bevestigen dat je aanwezig bent. Dit lijkt misschien een kleine handeling, maar het heeft grote impact.

Wanneer er niet wordt ingecheckt binnen een vooraf ingestelde tijdspanne (bijvoorbeeld 10 minuten) wordt de reservering automatisch geannuleerd. De ruimte komt dan weer beschikbaar voor andere gebruikers. Zo voorkom je dat ruimtes onnodig bezet blijven door ghostmeetings.

Deze functie is zelfs te automatiseren met een roomsensor. Die detecteert of er daadwerkelijk iemand in de ruimte is en kan automatisch de incheck bevestigen of juist de ruimte vrijgeven als niemand komt opdagen.

3. Automatische vrijgave: ruimte terug in de pool

Dankzij de automatische vrijgave van niet-gebruikte ruimtes, verhoog je de beschikbaarheid van vergaderruimtes zonder dat je extra vierkante meters hoeft toe te voegen. Dit is vooral interessant voor directies die willen besparen op vastgoedkosten en het maximale uit hun bestaande kantoorruimte willen halen.

4. Personalisatie: jouw huisstijl op het scherm

Een roompanel hoeft er niet saai uit te zien. Je kunt de achtergrond aanpassen naar een afbeelding die past bij jouw organisatie. Denk aan je logo, kleuren of een inspirerende foto van het team. Dit zorgt voor herkenbaarheid en een professionele uitstraling.

Voor marketing- en communicatieafdelingen is dit een mooie kans om de branding door te trekken tot in de vergaderruimtes.

5. Flexibele montage: geschikt voor elk oppervlak

Of je nu glazen wanden hebt, houten deuren of betonnen muren. Een roompanel is eenvoudig te bevestigen. Dankzij de slimme bevestigingsopties past het op vrijwel elk oppervlak. Dit maakt het geschikt voor zowel moderne kantoren als historische panden.

Facilitair managers hoeven zich dus geen zorgen te maken over ingewikkelde installatie.

6. Eén aansluiting: Power over Ethernet (PoE)

Een roompanel heeft maar één aansluiting nodig: Power over Ethernet. Dat betekent dat stroom en data via dezelfde kabel lopen. Geen gedoe met meerdere kabels of stopcontacten. Dit maakt de installatie snel, netjes en kostenefficiënt.

Voor IT-managers is dit een groot voordeel: minder complexiteit, minder storingsgevoeligheid en eenvoudig beheer.

Waarom roompanels jouw organisatie beter laat werken

Ghostmeetings zijn niet alleen irritant, ze kosten ook geld. Ze zorgen voor inefficiënt gebruik van ruimtes, frustratie bij medewerkers en een lagere productiviteit. Met een roompanel los je dit probleem eenvoudig op.

De voordelen op een rij:

• Direct inzicht in beschikbaarheid
• Voorkomen van ghostmeetings door incheckfunctie
• Automatische vrijgave van ongebruikte ruimtes (eventueel met roomsensor)
• Personalisatie in eigen huisstijl
• Flexibele montage op elk oppervlak
• Slechts één aansluiting nodig (PoE)

Of je nu verantwoordelijk bent voor IT, facilitair beheer, receptie of de strategische inrichting van het kantoor. Een roompanel is een slimme investering die zich snel terugbetaalt.

Wil je weten hoe dit er in jouw organisatie uit kan zien? Neem contact op met een leverancier of vraag een demo aan. Je zult versteld staan van de impact die zo’n klein scherm kan hebben.