Hybride vergaderen is niet meer weg te denken uit moderne organisaties. Het stelt teams in staat om zowel fysiek als digitaal samen te werken, maar vraagt om een doordachte inrichting van vergaderruimtes. IT- en facilitair managers spelen hierin een cruciale rol. De juiste technologie en opstelling zorgen voor een soepele ervaring voor alle deelnemers. Hieronder bespreken we per type ruimte waar je op moet letten.

De werkplek: de basis voor hybride vergaderen

De werkplek is vaak het startpunt voor hybride vergaderen. Hier gaat het om individuele deelname aan online meetings. Een ingebouwde webcam in een monitor of een losse webcam is meestal voldoende. Combineer dit met een Microsoft Teams-client op de computer. Vergeet niet dat goede belichting en een stabiele internetverbinding essentieel zijn. Details zoals een headset met ruisonderdrukking kunnen het verschil maken in verstaanbaarheid en comfort.

Kleine vergaderruimte (2-3 personen): compact en efficiënt

Deze ruimtes vragen om slimme oplossingen. Omdat deelnemers dicht bij het scherm zitten, is een camera met een brede kijkhoek belangrijk. Zo blijft iedereen goed in beeld. Een soundbar met geïntegreerde microfoon en speakers volstaat meestal voor helder geluid. Het scherm hoeft niet extreem groot te zijn, maar moet wel prettig leesbaar zijn op een korte afstand. Denk ook aan eenvoudige bediening, zodat gebruikers zonder gedoe een meeting kunnen starten.

Middelgrote vergaderruimte (4-6 personen): meer bereik nodig

Bij ruimtes voor 4-6 personen wordt het complexer. De tafel staat vaak haaks op het scherm, waardoor deelnemers verder van de camera zitten. Kies daarom een soundbar met betere microfoons en een camera die de hele tafel goed in beeld brengt. Een bedienpaneel op tafel maakt het starten van Teams Rooms eenvoudig en voorkomt dat laptops met kabels het gesprek verstoren. Let ook op akoestiek: in iets grotere ruimtes kan galm ontstaan, dus dempende materialen helpen.

Grote vergaderruimte (8-12 personen): losse componenten voor flexibiliteit

Voor groepen van 8-12 personen is een standaardoplossing niet genoeg. Hier zijn losse camera’s nodig, soms meerdere, om alle deelnemers goed in beeld te brengen. Externe microfoons (in het plafond of op tafel) zorgen voor een gelijkmatige geluidsopname. Extra speakers verspreid in de ruimte verbeteren verstaanbaarheid. Overweeg twee schermen: één voor content en één voor deelnemers. Dit voorkomt dat presentaties te klein worden weergegeven.
                  

Bestuurskamer: maximale duidelijkheid en professionaliteit

In een bestuurskamer draait alles om overzicht en kwaliteit. Twee grote schermen naast elkaar creëren rust: presentaties op het ene scherm, deelnemers op het andere. Camera’s worden kruiselings geplaatst om alle gezichten goed vast te leggen. Combineer dit met hoogwaardige microfoons en speakers voor een professionele ervaring. Denk ook aan privacy en beveiliging: deze ruimtes bevatten vaak gevoelige informatie. 
                          

Speciale opstellingen: flexibiliteit en beleving

Sommige ruimtes vragen om een unieke aanpak:

• Front Row Experience: deelnemers zitten recht tegenover het scherm voor een natuurlijke interactie. Microsoft Teams ondersteunt deze opstelling met een aangepaste interface.
• Deelbare ruimtes: vergaderruimtes die met een schuifwand kunnen worden gesplitst. Dit vraagt om oplossingen die zich aanpassen aan verschillende scenario’s, van één grote ruimte tot meerdere kleinere.
• Collegezaal: hier draait het om presentaties voor grote groepen. Extra camera’s voor spreker en publiek, plafondmicrofoons met zoneherkenning en grote LED-walls zorgen voor optimale zichtbaarheid en interactie.
  
  

Welke schermgrootte past bij welke afstand?

Het kiezen van de juiste schermgrootte hangt af van hoe ver mensen van het scherm zitten. Een handige vuistregel is de 4-6-8-regel:

• 4 keer de schermhoogte: voor situaties waarin je gedetailleerde informatie wilt zien, zoals technische tekeningen of spreadsheets. Dit is de maximale afstand waarbij details nog goed leesbaar zijn.
• 6 keer de schermhoogte: ideaal voor standaardpresentaties. De tekst en grafieken blijven duidelijk, zonder dat je hoeft in te zoomen.
• 8 keer de schermhoogte: geschikt voor content waarbij beleving belangrijk is, zoals video’s of foto’s. Hier is minder detail nodig, dus je kunt verder van het scherm zitten.

Voorbeeld: Heb je een scherm van 1 meter hoog?

• Gedetailleerde content: maximaal 4 meter afstand.
• Presentaties: maximaal 6 meter afstand.
• Video: maximaal 8 meter afstand.
  
  

Conclusie

Elke ruimte vraagt om een specifieke aanpak. Denk niet alleen aan schermgrootte, maar ook aan camera-hoek, microfoonbereik en gebruiksgemak. Een goed ontworpen hybride vergaderopstelling zorgt voor inclusieve en effectieve meetings.

Heb je vragen, of wil je gewoon eens verschillende mogelijkheden uitproberen? Maak een afspraak en bezoek ons Experience Center.