Het beheren van printers en multifunctionals binnen een organisatie is vaak een taak die ergens tussen IT en finance valt. En hoewel het misschien niet het spannendste onderwerp is, kan een goede keuze in contractvormen wel degelijk verschil maken in kosten, efficiëntie en gemak. Bij Adaptable proberen we dat zo eenvoudig en transparant mogelijk te houden. In deze blog leggen we uit hoe onze contractstructuur werkt en welke keuzes je hebt. 

Aanschaf of lease: jij kiest 

Bij Adaptable kun je zelf bepalen of je de machines koopt of least. Ons maakt het niet uit aangezien het te ontvangen bedrag voor ons hetzelfde blijft. Kies je voor lease, dan wordt het bedrag ondergebracht bij een leasemaatschappij en rekenen zij rente over het ondergebrachte bedrag.  

• Koop: Je betaalt het volledige bedrag in één keer en de apparatuur is direct jouw eigendom. 
• Lease: Je betaalt maandelijks via een leasemaatschappij, wat handig kan zijn voor budgettering en cashflow (stel voor dat je kapitaal nog hebt voor groeiambities). 

Het idee is dat je als klant zelf bepaalt wat het beste past bij je financiële strategie.  

Daarnaast bieden we in enkele gevallen ook huur aan. Dit zijn voornamelijk refurbished machines die tijdelijk of voor een kortere looptijd (richting het einde van een leasecontract) worden ingezet. 

Onderhoud en service: helder en schaalbaar 

Naast de aanschaf of lease van de machines, bieden we een servicecontract dat bestaat uit twee onderdelen: 

1. Vaste onderhoudsfee (MPS) 

Voor elke machine betaal je een vast bedrag per maand, tussen de €1 en €5,50. Dit bedrag is afhankelijk van het aantal machines dat je afneemt. Deze fee dekt: 

• Het automatisch uitlezen van tellerstanden 
• Het automatisch versturen van verbruiksmaterialen zoals toners 

Deze aanpak valt onder wat we noemen Managed Print Services (MPS). Het doel is om het beheer van je printomgeving zoveel mogelijk te automatiseren, zodat je er zelf weinig omkijken naar hebt. 

2. Afdrukkosten per pagina 

Je betaalt achteraf voor het aantal afdrukken dat je daadwerkelijk hebt gemaakt. Hierbij maken we onderscheid tussen zwart-wit en kleur. Er zijn dus geen vooraf bepaalde bundels of schattingen: je betaalt alleen voor wat je gebruikt. 

Deze manier van afrekenen is de meest eerlijke en transparante voor de klant. Altijd voorbereid op verandering in printvolumes hebben, niet te veel betalen aan vastgelegde volumes en zelf aan de knoppen draaien van mogelijke printbesparingen.  

• Hierin zitten alle verbruiksmaterialen (inclusief de transportkosten voor het versturen), onderdelen, monteurskosten, voorrijkosten. 
• Exclusief zijn papier, stroom en nietjes.  
• Daarnaast vallen zaken die ontstaan zijn door onjuist of ondeskundig gebruik buiten het onderhoudscontract. (Denk hierbij aan schade die door een gebruiker is ontstaan, bijvoorbeeld op een lade gaan staan om ergens bij te kunnen en de lade breekt daardoor).  

Wat betekent dit in de praktijk? 

Voor IT-managers betekent dit minder handmatig werk: geen tonerbestellingen, geen tellerstanden doorgeven. Voor finance managers betekent het voorspelbare kosten en een duidelijke structuur. De vaste fee per machine maakt het makkelijk om maandelijkse uitgaven te plannen, terwijl de afdrukkosten flexibel blijven en op basis van historie te budgetteren zijn. Daarnaast biedt het mogelijkheid om bijvoorbeeld door digitalisering op zoek te gaan naar extra besparingen in printvolumes welke direct voelbaar zijn in kosten. 

Daarnaast is het model schaalbaar. Of je nu één printer hebt of een netwerk van tientallen multifunctionals, de structuur blijft hetzelfde. Dat maakt het overzichtelijk en beheersbaar. 

Wanneer is dit interessant? 

Deze aanpak is vooral geschikt voor organisaties die: 

• Zelf de keuzevrijheid willen hebben op wat voor contract het beste past 
• Geen tijd willen besteden aan het handmatig beheren van alle printers en multifunctionals 
• Kosten willen beheersen zonder complexe contracten 
• Transparantie belangrijk vinden in hun leveranciersrelatie 

Tot slot 

Het beheren van printers hoeft geen ingewikkelde of tijdrovende klus te zijn. Met een duidelijke contractstructuur en geautomatiseerde processen kun je als organisatie focussen op belangrijkere zaken. Bij Adaptable proberen we dat zo eenvoudig mogelijk te maken, met ruimte voor jouw voorkeuren en werkwijze. 

Heb je vragen over hoe dit in jouw organisatie zou kunnen werken? We denken graag mee.