Is jouw inkoopproces echt in balans?

In de B2B wereld lijkt bestellen steeds eenvoudiger: online zoeken, vergelijken, reviews lezen en kiezen. Dankzij AI en webshops is informatie toegankelijker dan ooit. Als e-commerce specialist zie ik hoe automatisering helpt bij het efficiënt aanbieden van producten met lage marges. Maar gemak kan ook leiden tot verkeerde keuzes.

Een voorbeeld: bij videoconference oplossingen blijkt implementatie vaak lastiger dan gedacht. Zonder de juiste hulp mis je essentiële onderdelen of ondersteuning, met als gevolg extra kosten en frustratie. Zo heeft een klant van ons laatst onderdelen van een videoconference oplossing scherp ingekocht via een aantal webshops, maar miste een cruciale switch om de camera’s op de juiste manier aan te sturen. Gevolg: herinstallatie en extra kosten. Had de klant vanaf het begin een partner ingeschakeld om het traject te begeleiden, dan was dit voorkomen.

B2B inkoop is meer dan klikken op ‘bestel’

Online platforms en AI tools bieden snelle toegang tot data, maar B2B inkoop gaat vaak om complexe oplossingen met impact op processen, mensen en kosten. Het vergelijken van producten (SKU’s) online versterkt je positie, maar een goede beslissing vraagt om meer dan prijs en reviews.

SKU-denken: goedkoop kan duurkoop zijn

Veel fouten ontstaan door producten los te shoppen op basis van prijs en specificaties, zonder te letten op:

• Compatibiliteit en integratie
• Ondersteuning en training
• Licenties en verborgen kosten
• Lange termijn relatie met leverancier

Ook support is een risico: bij meerdere leveranciers inkopen maakt het lastig om verantwoordelijkheid te bepalen bij problemen. Bijvoorbeeld als de software niet meer samenwerkt met hardware omdat de hardware verouderd is en geen ondersteuning meer biedt, of andersom.
Door met een partner samen te werken, verklein je dat risico aanzienlijk.

Het lange termijn voordeel van partnerships is bovendien dat bij toekomstige updates je partner verbetervoorstellen kan blijven doen, gericht op jouw situatie. Ook als je zelf geen zicht hebt of niet actief bezig bent met de ontwikkelingen van het project, wat in de toekomst weer achterhaald raakt en efficiënter of beter kan.

Webshops zijn wél ideaal voor eenvoudige aankopen zoals een toetsenbord of muis, of herhaalaankopen van bijvoorbeeld monitoren, laptops, headsets, etc. Dit is snel, goedkoop en efficiënt.

De kracht van verschillende kanalen combineren

AI tools (ChatGPT, Claude, enz.)

• Voordelen: snelle data-analyse, 24/7 beschikbaar, niet gericht op transacties
• Beperkingen: missen nuance, praktijkervaring en de laatste actuele inzichten

Webshops en marktplaatsen

• Voordelen: snel, veel keuze, (lijkt) goedkoop
• Beperkingen: weinig context over integratie en maatwerk

Accountmanagers

• Voordelen: persoonlijk advies, inzicht in samenhang, maatwerk
• Beperkingen: kost meer tijd, afhankelijk van expertise

Het resultaat van het slim combineren van deze kanalen zorgt onder aan de streep voor een scherpere prijs en een gerichtere oplossing voor jouw situatie, wat uiteindelijk voor de hoogste tevredenheid zorgt binnen alle facetten van de organisatie (IT, finance, gebruikerservaringen, stabiliteit en continuïteit).

Slim inkopen: stappenplan

Zo kun je stap voor stap alle kanalen optimaal combineren om een slimme aankoopbeslissing te maken. Zowel kostentechnisch als toekomstgericht voor jouw organisatie!

• Start met AI: Geef context bij jouw situatie en vraag om suggesties
• Oriënteer online: Vergelijk oplossingen en prijzen online
• Raadpleeg een accountmanager: Selecteer een partij die past bij jouw organisatie (als je niet weet wie, vraag naar ervaringen van anderen)
• Deel je situatie: Geef opnieuw context mee zoals in stap 1 en laat je vervolgens adviseren op maat. De accountmanager kan soms met nieuwe inzichten komen ten opzichte van AI, of bevestigen dat je op de juiste weg bent.
• Onderhandel transparant: Bepaal de toegevoegde waarde van de leverancier en wees eerlijk als je online vergelijkt op prijs. Weeg de voordelen en nadelen tegen elkaar af.
• Maak je keuze: Combineer inzichten voor de beste beslissing. Vraag eventueel in deze fase AI opnieuw om raad om te controleren of je nog op de juiste weg bent.
  

Hoe maakt jouw organisatie aankoopbeslissingen? Vertrouw je volledig op de partner of voer je het liefst zelf eerst grondig research uit om tot een aankoopbeslissing te komen? Wij sparren graag mee over dit onderwerp!