Een oplossing op maat voor iedere ruimte

Voor de Hersenstichting zijn vier verschillende typen ruimtes ingericht, verdeeld over drie categorieën. Daarbij is gekeken naar factoren zoals de grootte van de ruimte, het aantal gebruikers en de manier waarop de ruimte in de praktijk wordt ingezet.

De boardroom: optimaal vergaderen in grote groepen

De grootste ruimte, het Breinplein, fungeert als boardroom en wordt gebruikt voor grotere bijeenkomsten en hybride vergaderingen. In een ruimte van deze omvang volstaat een standaard videobar niet meer. Daarom is gekozen voor een uitgebreide Microsoft Teams Rooms-oplossing op Windows.

De ruimte is uitgerust met plafondmicrofoons, plafondluidsprekers en een professioneel vergadersysteem voor Microsoft Teams.

Dankzij deze opstelling zijn deelnemers door de hele ruimte goed verstaanbaar, zowel voor aanwezige collega’s als voor online deelnemers. Stemgeluid wordt overal in de ruimte opgepikt en gelijkmatig versterkt, waardoor ook grotere vergaderingen met twintig of meer personen probleemloos verlopen.

Middelgrote vergaderruimtes: videobellen waar het nodig is

Voor kleinere vergaderruimtes is bewust gekozen voor een eenvoudigere en kostenefficiënte oplossing. Uit een inventarisatie bleek dat niet iedere ruimte intensief wordt gebruikt voor videoconferencing.

Ruimtes waarin regelmatig online vergaderingen plaatsvinden, zijn uitgerust met een scherm en een Android-videobar voor Teams Meetings. Deze oplossing biedt alle functionaliteiten voor videobellen zonder de investering die nodig is voor een uitgebreide boardroomopstelling.

Samenwerkingsruimtes: focus op delen en samenwerken

Niet iedere ruimte wordt gebruikt voor formele vergaderingen. Sommige ruimtes dienen vooral als plek voor korte overleggen of samenwerking tussen collega’s.

Voor deze ruimtes is gekozen voor een professioneel display en een RoomCast-oplossing voor draadloos presenteren. Gebruikers kunnen hiermee eenvoudig content delen vanaf hun laptop of mobiele apparaat, zonder dat de videoconferencing-functionaliteit aanwezig hoeft te zijn.

Schaalbaar en klaar voor de toekomst

Een belangrijk uitgangspunt tijdens het project was flexibiliteit. Daarom is gekozen voor een stapsgewijze aanpak waarbij ruimtes eenvoudig kunnen worden uitgebreid wanneer behoeften veranderen.

Wanneer gebruikers in de toekomst meer mogelijkheden voor videoconferencing wensen, kan bijvoorbeeld eenvoudig een Android-videobar worden toegevoegd in ruimtes die nu alleen zijn ingericht voor presentatie en samenwerking.

Daarnaast beschikt de Hersenstichting over een verrijdbare Samsung Flip met geïntegreerde videoconferencing-oplossing. Deze mobiele opstelling kan flexibel tussen ruimtes worden ingezet en biedt extra mogelijkheden tijdens grotere bijeenkomsten. In de boardroom kan deze zelfs worden gebruikt als aanvullend scherm.

Het resultaat

Door goed te kijken naar het daadwerkelijke gebruik van de ruimtes is een omgeving gerealiseerd die:

• Aansluit op de behoeften van gebruikers
• Kostenefficiënt is ingericht
• Optimale ondersteuning biedt voor hybride vergaderen
• Eenvoudig kan meegroeien met toekomstige wensen

Het resultaat is een toekomstbestendige vergaderomgeving waarin iedere ruimte precies de functionaliteit biedt die nodig is. Hierdoor wordt maximaal rendement gehaald uit zowel de investering als het dagelijks gebruik.

Over de Hersenstichting

De Hersenstichting zet zich al meer dan 35 jaar in voor gezonde hersenen voor iedereen. De stichting financiert wetenschappelijk onderzoek, ondersteunt innovaties in de zorg en vergroot de kennis over hersenaandoeningen, die inmiddels bijna vier miljoen Nederlanders raken. Vanuit haar missie om hersengezondheid een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks leven te maken, brengt de Hersenstichting onderzoekers, zorgverleners, patiënten en het brede publiek samen om kennis te delen en vooruitgang te stimuleren.